1с документооборот для чего предназначен
1С: Документооборот. Описание программы
1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.
В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.
Возможности программы 1С: Документооборот
Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.
Доступные версии программы 1С: Документооборот
Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:
1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.
Основной функционал программы 1С: Документооборот:
Корреспонденция (входящая и исходящая)
Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.
Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.
Поиск необходимой информации
Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:
В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.
Электронные подписи
Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.
Процессы для работы с договорами
Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.
Обработка файлов
Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.
Встроенная почта
Бизнес-процессы и поручения
Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.
По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:
Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.
Управление проектами
Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).
Трудовое время
Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.
Учет отсутствующих работников
Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.
Контроль исполнения
Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:
Мероприятия
Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.
Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.
Программный форум
Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.
Управление правами доступа
Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.
В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений. Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур. Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.
Возможно вас заинтересует:
Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП
Бухгалтерия элеватора и комбикормового завода
Бухгалтерия государственного учреждения (1С: БГУ)
1С: ИТС Ритейл ПРОФ
Настройки обмена с ЕИС по 44-ФЗ. Часть 2
PDM Управление инженерными данными (1С: PDM)
Сфера услуг, общепит
Розница онлайн от 1000 руб
Комбинат планового питания
Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль
Автоматизированное составление расписания. Колледж
Зарплата и кадры бюджетного учреждения (1С: ЗКБУ)
Avira Internet Security Suite
Производство мясной и рыбной продукции. Модуль
Маркировка бутилированной воды
Kaspersky Endpoint Security для бизнеса Расширенный
Аренда и управление недвижимостью. Модуль
План-график закупок (223-ФЗ). Часть 1
IT аутсорсинг и системное администрирование
Часто задаваемые вопросы по конфигурации «1С:Документооборот 8»
Возможно ли ведение вложенных друг в друга поручений и резолюций?
«1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает ведение иерархии бизнес-процессов и задач.
Иерархия ведется автоматически при создании бизнес-процессов на основании задач других бизнес-процессов и может быть учтена вручную путем заполнения реквизита «Главная задача» в карточке любого бизнес-процесса.
Уровень иерархии бизнес-процессов и задач ничем не ограничен. Посмотреть иерархию можно либо из карточки бизнес-процесса, либо из карточки предмета бизнес-процесса — документа или файла.
Есть ли механизм заместителей?
В «1С:Документообороте 8» версий ПРОФ и КОРП поддерживается ролевая адресация задач. Это означает, что задача может быть направлена не конкретному сотруднику, например, Иванову И. С., а специальной роли, например, «Делопроизводитель». При таком варианте адресации задача будет доступна для обработки всем исполнителям роли «Делопроизводитель». Исполнители ролей указываются в специальном списке «Исполнители ролей», который ведет ответственный за нормативно-справочную информацию.
В «1С:Документооборот 8 КОРП» на время отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск, командировка) есть возможность делегирования прав для сотрудника, исполняющего обязанности временно отсутствующего. В этом случае, исполняющему обязанности временно передаются права доступа для выполнения операций над документами.
Возможно ли ведение вложенных друг в друга поручений и резолюций?
«1С:Документооборот 8 КОРП» обеспечивает ведение иерархии бизнес-процессов и задач.
Иерархия ведется автоматически при создании бизнес-процессов на основании задач других бизнес-процессов и может быть учтена вручную путем заполнения реквизита «Главная задача» в карточке любого бизнес-процесса.
Уровень иерархии бизнес-процессов и задач ничем не ограничен. Посмотреть иерархию можно либо из карточки бизнес-процесса, либо из карточки предмета бизнес-процесса — документа или файла.
Есть ли механизм заместителей?
В «1С:Документообороте 8» версий ПРОФ и КОРП поддерживается ролевая адресация задач. Это означает, что задача может быть направлена не конкретному сотруднику, например, Иванову И. С., а специальной роли, например, «Делопроизводитель». При таком варианте адресации задача будет доступна для обработки всем исполнителям роли «Делопроизводитель». Исполнители ролей указываются в специальном списке «Исполнители ролей», который ведет ответственный за нормативно-справочную информацию.
В «1С:Документооборот 8 КОРП» на время отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск, командировка) есть возможность делегирования прав для сотрудника, исполняющего обязанности временно отсутствующего. В этом случае, исполняющему обязанности временно передаются права доступа для выполнения операций над документами.
Есть ли поддержка версий документов? Какой уровень вложенности версий поддерживается?
Можно ли привязать к документу и его версиям обсуждения, чаты, комментарии и голосования?
В типовой конфигурации «Документооборот» такой возможности не предусмотрено. Однако эти функции несложно добавить при внедрении. Благодаря возможностям «1С:Предприятия 8» это можно сделать даже без снятия конфигурации с поддержки.
Возможен ли при создании бизнес-процесса выбор исполнителей с использованием иерархической организационно-штатной структуры организации?
При создании шаблонов бизнес-процессов в дополнение к перечисленным вариантам возможно использование автоподстановок.
Где можно посмотреть примеры внедрения «1С:Документооборота 8», в том числе с большим количеством пользователей и большим объемом документов?
Эту информацию можно получить в справочнике внедренных решений, который доступен в справочнике внедренных решений. В справочнике предусмотрен поиск внедрений по различным условиям, одним из которых является минимальное число пользователей. Следует различать число активных пользователей и общее число пользователей, работающих с «1С:Документооборотом 8». Иногда эти числа могут отличаться в разы. Например, к системе документооборота могут быть подключены 500 человек, но при обычной работе число активных пользователей системы может не превышать 200 человек.
Важно отметить, что производительность программы зависит не только от числа активно работающих пользователей, но и от объема и интенсивности обрабатываемых данных. В связи с этим в комплект поставки «1С:Документооборота 8» включены обработки, которые позволяют провести нагрузочное тестирование и получить точную оценку производительности для конкретного заказчика с учетом его задач и оборудования.
Как правильно рассчитать объем требуемого аппаратного/программного обеспечения для работы необходимого числа пользователей?
Для подбора оборудования можно ориентироваться на системные требования «1С:Предприятия 8.2».
В комплект поставки «1С:Документооборота 8» включены обработки для настройки и проведения нагрузочного тестирования программы на оборудовании заказчика с использованием компонента «Тест-центр» из программы «1С:КИП». С помощью предлагаемой методики можно настроить различные характеристики тестов (например, число пользователей, частота выполнения типовых операций, объем файлов) и провести тестирование. Результатом теста является высокоточная оценка скорости выполнения типовых операций «1С:Документооборота 8» при заданных характеристиках.
Насколько полно реализовано архивное делопроизводство?
В «1С:Документообороте 8» ведется и оперативное, и архивное хранение документов и файлов. Это позволяет осуществлять поиск и анализ документов, находящихся не только в оперативной работе, но и уже списанных в архив. Предусмотрена возможность ограничения доступа к архивным документам и файлам. Для официальных документов предусмотрен учет по номенклатуре дел, оформление передачи дел в архив и уничтожения дел.
Где хранятся файлы: в СУБД или в файловой системе?
Какими средствами обеспечивается надежность и целостность хранилища документов и файлов?
Целостность информационной базы обеспечивается платформой «1С:Предприятие 8.2», используемой СУБД и ее средствами резервного копирования.
Хранение файлов в томах на диске ведется таким образом, чтобы максимально упростить создание накопительных резервных копий томов. Для этого в томах создаются отдельные папки файлов на каждый день работы.
Как достигается постоянная доступность и высокая отказоустойчивость хранилища документов?
Доступность и отказоустойчивость информационной базы обеспечиваются возможностью использования кластера серверов «1С:Предприятия 8.2», который гарантирует отказоустойчивость и возможность масштабирования. Подробнее об этом можно узнать в разделе кластера серверов.
Отказоустойчивость файлового хранилища достигается за счет использования средств операционной системы, например, за счет объединения дисков в RAID-массив.
Какие предоставляются механизмы и средства для обеспечения резервного копирования и восстановления хранилища документов?
Резервное копирование выполняется средствами используемой СУБД. При организации хранения файлов в томах дополнительно к этому следует обеспечить резервное копирование всех томов.
Схема накопительного и полного резервного копирования выбирается специалистами заказчика самостоятельно в зависимости от поставленной задачи и имеющегося оборудования.
Какими средствами обеспечивается масштабируемость по объему хранимых данных и числу пользователей?
Реализован ли в системе полнотекстовый поиск?
Да, в программе реализован полнотекстовый поиск с широкими функциональными возможностями. Поиск выполняется по всем реквизитам всех данных программы и по содержимому файлов популярных форматов (rtf, txt, html, doc, xls, ppt, odt и др.). Программа умеет автоматически распознавать изображения, и поэтому поиск ведется и по текстам отсканированных документов тоже.
Полнотекстовый поиск документов и файлов выполняется средствами платформы «1С:Предприятие 8». Для ускорения поиска используется полнотекстовый индекс. Построение и актуализация этого индекса выполняются сервером «1С:Предприятия 8» автоматически.
Можно ли сохранять поисковые запросы?
В «1С:Документообороте 8» редакции 1.1.3 предусмотрена возможность сохранения настроенных условий поиска документов и файлов по реквизитам. Сохраненным условиям поиска пользователи могут присваивать понятные имена.
Поддерживается ли потоковый ввод документов с автоматическим извлечением информации и заполнением атрибутов документов в системе?
В «1С:Документообороте 8» предусмотрена потоковая загрузка изображений со сканера или из каталога на жестком или сетевом диске. Прикрепление изображений к карточкам документов выполняется на основе распознавания штрихкодов, предварительно нанесенных на сканируемые документы. Отсканированные изображения автоматически распознаются и индексируются для полнотекстового поиска.
Автоматическое заполнение атрибутов карточек на основании отсканированных изображений не предусмотрено в типовой конфигурации, но может быть реализовано при внедрении системы специалистами заказчика или партнерами фирмы «1С».
Как организован контроль исполнения документов и поручений?
Контроль исполнения по существу — это оценка, насколько правильно, полно выполнена поставленная задача. Такой контроль обычно осуществляет работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить соответствие достигнутого результата поставленной в поручении задаче.
Контроль срока исполнения состоит в отслеживании сроков активных поручений. Обычно осуществляется в крупной организации подразделением ДОУ, в небольшой организации — секретариатом или секретарем.
Система «1С:Документооборот 8» позволяет выполнять оба вида контроля.
Для осуществления контроля исполнения по существу в процессах «Поручение» и «Исполнение» помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле «Проверяющий».
Если оно заполнено, то после завершения своей задачи исполнителями проверяющему автоматически формируется задача «Проверить исполнение». В рамках данной задачи проверяющий оценивает полноту и правильность результата исполнения поручения. В случае, если результат выполнения не соответствует поставленной задаче, проверяющий имеет возможность вернуть поручение назад исполнителю на доработку.
Для осуществления контроля срока исполнения в процессах «Поручение» и «Исполнение» помимо полей для указания исполнителей предусмотрено поле «Контролер».
Если оно заполнено, то одновременно с задачами для исполнителей формируется задача для контролера «Контролировать исполнение». Таким образом, контролер видит в списке своих задач, исполнение каких поручений ему требуется контролировать.
При истечении срока исполнения задача контролера также становится просроченной, что сигнализирует контролеру о нарушении сроков исполнения и о необходимости соответствующих действий.
Как только исполнители завершают свои задачи, задача контролера также автоматически завершается.
В программе «1С:Документооборот 8» также предусмотрен сводный контроль поручений с помощью отчетов. Например, отчет «Справка об исполнительской дисциплине» позволяет по каждому сотруднику получить количество выполненных в срок, выполненных не в срок, не выполненных и просроченных задач.
Каким образом организована защита информации в «1С:Предприятии 8.2» при удаленном подключении к базе через Интернет или использовании web-сервисов? Какие технологии используются?
При подключении через Интернет к базе «1С:Предприятия» через веб-сервер (веб-клиентом или тонким клиентом) поддерживается защищенный протокол https. Работа с web-сервисами также может быть организована через защищенное соединение.
Существуют ли недорогие программы для работы с ЭП, которые можно использовать внутри предприятия, а не для организации юридически значимого документооборота?
Внутри предприятия вы можете использовать любой криптопровайдер, например, Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 — он входит в состав Windows, и его не нужно приобретать отдельно. Сертификаты можно получить с помощью домен контроллера Windows Server 2003 или 2008 (с помощью утилиты certmgr.msc, выполнив команду All tasks — Request new certificate).
Для использования ЭП с другими организациями необходим криптопровайдер, поддерживающий ГОСТ Р 34.10-2001, например, Крипто Про. Кроме того, потребуется заключить договор с удостоверяющим центром — для получения сертификатов.
При использовании Microsoft Enhanced Cryptographic Provider v1.0 по умолчанию выдается сертификат, не требующий пароля в момент подписания. Можно настроить (при получении сертификата через домен контроллер), чтобы при подписании требовался пароль. Ниже приведены снимки экранов настроек.
1:С Документооборот
Содержание
Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?
Какие задачи решает автоматизация документооборота?
Преимущества 1С:Документооборот
Как выполняется автоматизация электронного документооборота?
1С Документооборот упрощает и оптимизирует работу с документами на предприятии. Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов.
Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота.
Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?
Для чего нужен 1С:Документооборот? Есть пять ключевых преимуществ, которые бизнес получает после внедрения этого программного продукта.
Порядок. Система электронного документооборота позволяет работать с документацией упорядоченно: определяя стандарты и формы для создания документов, четкие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач. Хранение корпоративного контента организуется с применением настраиваемой системы директорий. Ее структура может быть произвольной: с разделением по группам задач, филиалам, отделам, типам бизнес-процессов и т.п. Простая, но эффективная система поиска поможет быстро отфильтровать документы, найти нужные файлы. Документация больше не будет теряться.
Оптимизация. Сотрудники отдельных служб в крупных организациях могут тратить больше 50% рабочего времени только на формирование документации, ее обработку, поиск, внесение данных. Автоматизация документооборота помогает освободить это время, чтобы использовать его для более важных задач. Оптимизируя работу с документами, можно заодно избавиться от раздутого штата или нерационального использования рабочего времени.
Скорость обработки. Входящие документы, заявки, заказы, обращения от клиентов или контрагентов, внутренние приказы или инструкции — любая документация при использовании СЭД обрабатывается намного быстрее. Это помогает улучшить работу даже тех служб, которые не связаны непосредственно с ведением документооборота: склада, производства, логистики и т.п.
Безопасность. Программа 1С Документооборот обеспечивает надежное хранение данных. Возможно использование дополнительных средств защиты, чтобы исключить доступ посторонних к документации. Продукт поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты документов.
Больше возможностей. Ведение электронного документооборота помогает упростить работу с контрагентами, клиентами, взаимодействие с контролирующими службами, государственными учреждениями. Обмен документами в электронном виде является быстрым, безопасным и максимально эффективным.
Внедрение документооборота 1С может проводиться вместе с автоматизацией других процессов: программа легко интегрируется с другими решениями 1С и с внешними информационными системами. Она может использоваться при создании единой информационной среды, общей системы для управления предприятием.
Какие задачи решает автоматизация документооборота?
Документооборот в 1С — это программа, в составе которой поставляется несколько функциональных блоков для выполнения отдельных задач по работе с документацией. Разработчик выделяет девять основных групп инструментов для автоматизации документооборота.
Управление
Это — основная подсистема с базовым функционалом:
организация учета исходящих и входящих документов, корреспонденции, внутренних документов и приказов в 1С Документооборот;
использование электронных подписей при регистрации, заверении документов;
формирование организационно-распорядительной документации;
контроль исполнения документов. Последовательное изменение статусов при согласовании, утверждении, рассмотрении, регистрации, исполнении. Для каждого статуса есть несколько состояний;
сканирование, штрихкодирование для внесения документов в программу, организации их учета, хранения;
формирование архивов, поиск;
контроль. Настраивается отдельно по задачам, связанным с документами (рассмотрение в определенный срок, исполнение и контроль исполнительской дисциплины, подписание контрагентом и т.п.).
Работа с договорами и сопроводительными документами
Программа помогает максимально автоматизировать такую работу на всех этапах, от подготовки и согласования договоров до передачи их экземпляров, контроля их возврата, срока действия, исполнения, расторжения. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа. В составе подсистемы — расширенный набор инструментов для работы с договорами:
проектные задачи: формирование их списка, планирование сроков исполнения, формирование рабочих календарей, аналитики по результатам исполнения;
Использование шаблонов. Договорная документация формируется по готовым шаблонам с автоматическим заполнением реквизитов. Для каждого документа создается собственная карточка, в которой указаны все сведения о нем. В карточке отражаются все существующие связи, включая переписку, запущенные процессы, черновики и согласованные версии, вспомогательную информацию;
Согласование. Может быть последовательным, параллельным, смешанным, выполняемым по определенным условиям;
формирование многосторонних договоров (с участием трех и более сторон), с указанием корреспондентов, возможностью внесения данных о них в шаблон;
инструменты автоматического продления или изменения срока действия документа с уведомлением ответственных за него сотрудников;
формирование аналитики и отчетности для оценки эффективности работы персонала, составления списков контрагентов, с которыми нужно продлевать договора, для оценки сезонности и других факторов.
Управление процессами
При обработке документации возможен автоматический запуск связанных бизнес-процессов. Он является настраиваемым и позволяет собирать отдельные процессы в цепочки, выстраивать их иерархию, задавать последовательность работ, контролировать их исполнение и сроки.
В программе предусмотрено девять стандартных процессов, запускаемых при работе с документацией (рассмотрение, утверждение, исполнение, ознакомление и т.п.). Отдельно в связи с документом можно создавать или запускать дополнительные задачи или процессы, которые отражаются в его карточке. Это могут быть мероприятия в 1С Документооборот, проектные задачи, кадровые процессы и т.п. Они являются контролируемыми, с возможностью назначения ответственного сотрудника, проведения мониторинга, формирования аналитики.
Проектная работа
В числе базовых функций 1С:Документооборот — ведение проектов и сопровождение такой деятельности. Программа позволяет оптимизировать и выполнить автоматизацию для следующих процессов:
Сбор данных по проекту. Предполагает формирование группы объектов (писем, процессов, файлов и пр.), относящихся к конкретному проекту (отражаются в его карточке). При работе с проектными задачами может быстро получить доступ ко всей информации по нему;
Планирование задач. Они объединяются в настраиваемую иерархию. Возможно составление календарного плана, установка ограничений, сроков, выполнение других настроек;
Исполнение. Проектные задачи отправляются на выполнение по заранее составленному календарю с помощью отдельного процесса, с указанием исполнителей и заданных сроков;
Контроль и анализ. Программа позволяет автоматически контролировать сроки завершения отдельных задач или проектов, выполнять учет времени, анализ трудозатрат. Для графического отражения данных может использоваться диаграмма Ганта.
Встроенный почтовый клиент
Позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией в интерфейсе программы, автоматически прикреплять переписку к карточкам проектов, задач или документов, использовать электронную почту для постановки задач. Почта обрабатывается автоматически по заранее настроенным правилам (настройки можно изменять вручную). Все письма сохраняются в истории переписки, причем программа может формировать несколько таких историй (с привязкой к конкретному пользователю, документу или процессу). Система поиска писем улучшена, работает быстро и эффективно. Дополнительно реализована функция контроля отправки корреспонденции по настраиваемым правилам (ограничение числа получателей, предупреждения при пересылке данных внешним корреспондентам и т.п.).
Совместная работа
Совместная работа в 1С:Документооборот организована с помощью сразу нескольких инструментов. Основной — это возможность групповой обработки документов (внесения изменений, согласования, утверждения). Дополнительно доступны следующие функции:
подготовка мероприятий с организацией совместной работы над связанной с ними документацией;
бронирование помещений (используется справочник помещений, этажей, территорий, позволяет организовывать совещания, планерки, другие встречи);
Контроль рабочего времени
1С:Документооборот имеет расширенный набор инструментов для такого контроля. Программа позволяет учитывать временные затраты по разным проектам (попроектно, позадачно, по видам работ, отдельным процессам), анализировать расход рабочего времени сотрудниками, планировать и оптимизировать нагрузку на персонал, вести встроенный календарь. В этой подсистеме используется несколько основных инструментов:
Календарь. Используется в качестве персонального инструмента планирования с возможностью переноса данных из проектов при формировании графика работ или ручного заполнения. У руководителей, делегатов, отдельных категорий пользователей могут быть расширенные права доступа с возможностью просмотра или редактирования календарей других сотрудников;
Отсутствие на рабочем месте. Программа позволяет регистрировать его для каждого сотрудника с указанием времени, причины отсутствия, замещающих сотрудников, внесением примечаний. При отсутствии сотрудника возможен автоматический запуск шаблонных процессов (отправка уведомлений коллегам, переадресация входящих писем и пр.);
Отчетность. Возможно формирование ежедневных отчетов сотрудниками, составление сводной отчетной документации с выборкой данных по задачам, проектам и т.п.;
Учет и анализ трудозатрат. Выполняется автоматически для отдельных проектов или задач, их групп. Анализ данных может выполняться по видам работ, проектам, для оценки эффективности отдельных сотрудников или рабочих групп.
Преимущества 1С:Документооборот
Программа поможет автоматизировать документооборот, организовать его ведение по актуальным нормам и стандартам, с учетом сложившихся практик, внутренних правил и методологий, используемых в компании. У этого продукта есть несколько важных преимуществ.
Функциональность. Все нужные функции — в одной программе с удобным интерфейсом. Даже базовая конфигурация 1С:Документооборот поставляется с полным набором инструментов для автоматизации. Используемый в 1С Документооборот конфигуратор позволяет гибко настраивать отдельные функции, адаптируя их под требования предприятия. Программа имеет отличные характеристики, является производительной, стабильной, надежной.
Соответствие стандартам. Программа учитывает актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Она регулярно обновляется: шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов всегда являются актуальными.
Безопасность. Программа обеспечивает надежное хранение информации, позволяет распределять права доступа к ней, исключать несанкционированный доступ. Продукт может использоваться вместе с ЭЦП для дополнительной защиты документации.
Простая интеграция. 1С:Документооборот может использоваться вместе с внешними информационными системами и программами. Решение легко интегрируется с другими продуктами на базе 1С:Предприятие и может использоваться при комплексной, системной автоматизации на предприятии.
Удобная работа. Интерфейс программы является простым, им легко пользоваться. Продукт поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, дополнительно предусмотрена поддержка пользователей. Для работы можно использовать мобильное приложение (является бесплатным).
Гибкая автоматизация. Программа выпускается в четырех конфигурациях (ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений и редакция с двуязычным интерфейсом Document Management). При автоматизации возможно использование только части подсистем. Программа гибко настраивается, может использоваться вместе со специализированными или отраслевыми решениями. Для автоматизации сложных, нестандартных бизнес-процессов возможно внесение изменений в основную конфигурацию.
Как выполняется автоматизация электронного документооборота?
Чтобы организовать ведение документооборота в 1С, выполняется внедрение программы. Для этого проводится анализ существующих практик и методик работы с документацией, связанных с нею бизнес-процессов. После разработки проекта автоматизации выполняется поставка программы, ее установка, настройка, отладка. При использовании программы обязательно выполняется сопровождение, предоставляется техническая и консультационная поддержка, регулярно проводятся обновления.
Компания BizCase выполняет внедрение программы 1С:Документооборот и других продуктов 1С в Москве. У нас стоимость системы электронного документооборота с выполнением внедрения минимальна. Мы обеспечиваем высокую эффективность автоматизации, имеет практический опыт таких внедрений, компания является официальным партнером 1С.