1с документооборот свд что это
Проверяем на самих себе: как развернут и как администрируется 1С: Документооборот внутри компании 1С
Мы в фирме 1С широко используем собственные разработки для организации работы компании. В частности, «1С:Документооборот 8». Помимо управления документами (как следует из названия) это ещё и современная ECM-система (Enterprise Content Management — управление корпоративным контентом) с широким набором функциональных возможностей – почта, рабочие календари сотрудников, организация совместного доступа к ресурсам (например, бронирование переговорных), учёт рабочего времени, корпоративный форум и многое другое.
В фирме 1С документооборотом пользуется более тысячи сотрудников. База данных стала уже внушительной (11 млрд. записей), а это значит, что она требует более тщательного ухода и более мощного оборудования.
Как устроена работа нашей системы, с какими сложностями при обслуживании базы мы сталкиваемся и как их решаем (в качестве СУБД мы используем MS SQL Server) – расскажем в статье.
Для тех, кто впервые читает про продукты 1С.
1С:Документооборот — это прикладное решение (конфигурация), реализованное на базе фреймворка для разработки бизнес-приложений — платформе 1С:Предприятие.
«1С:Документооборот 8» (сокращённо – ДО) позволяет автоматизировать работу с документами на предприятии. Один из основных инструментов взаимодействия сотрудников – электронная почта. Помимо почты ДО также решает и другие задачи:
А ещё благодаря подключенному к Документообороту другому нашему продукту – Системе взаимодействия – мы непосредственно в Документообороте получаем функциональность мессенджера – чаты, аудио и видеозвонки (включая групповые, что сейчас стало особенно актуально, в том числе и с мобильного клиента), быстрый обмен файлами плюс возможность написания чат-ботов, упрощающих работу с системой. Ещё один плюс от использования Системы Взаимодействия (по сравнению с другими мессенджерами) – возможность вести контекстные обсуждения, привязанные к конкретным объектам Документооборота – документам, мероприятиям и т.п. То есть Система взаимодействия глубоко интегрируется с целевым приложением, а не выступает просто «отдельной кнопкой».
Число писем в нашем ДО уже перевалило за 100 млн., а вообще в СУБД – более 11 млрд. записей. Суммарно система использует почти 30 Тб хранилища: объём базы – 7,5 Тб, файлы для коллективной работы лежат отдельно и занимают ещё 21 Тб.
Если говорить о более конкретных цифрах, то вот количество писем и файлов на данный момент:
На каком оборудовании мы всё это обрабатываем?
Эти цифры говорят о внушительном объёме задач, так что перед нами встала необходимость выделить под нужды внутреннего ДО довольно производительное оборудование. На текущий день его характеристики следующие: 38 ядер, 240 Гб ОЗУ, 26 Тб дисков. Приводим таблицу серверов:
В будущем мы планируем наращивать мощность оборудования.
Как обстоят дела с загрузкой серверов?
Сетевая активность никогда не была проблемой ни у нас, ни у наших заказчиков. Как правило, слабое место – это процессор и диски, потому что с нехваткой памяти все уже бороться умеют. Приведём скриншоты наших серверов из Resource Monitor, на которых видно, что у нас никакой страшной нагрузки нет, она весьма скромная.
Например, на скриншоте ниже мы видим SQL-сервер, где ЦПУ загружен на 23%. И это очень хороший показатель (для сравнения: если загрузка будет приближаться к 70%, то, скорее всего, сотрудники будут наблюдать довольно существенные замедления работы).
На втором скриншоте показан сервер приложений, на котором работает платформа 1С:Предприятие – он обслуживает только пользовательские сеансы. Здесь нагрузка процессора несколько больше – 38%, она ровная и спокойная. Загрузка диска есть, но она приемлемая.
Третий скриншот показывает ещё один сервер 1С:Предприятия (он второй, у нас их два в кластере). Только предыдущий обслуживает пользователей, а на этом работают роботы. Например, принимают почту, маршрутизируют документы, выполняют обмен данными, считают права и т.п. Все эти фоновые активности выполняют примерно 90-100 фоновых заданий. И вот этот сервер загружен очень сильно – на 88%. Но на людях это не сказывается, и он реализует как раз всю ту автоматику, которую должен делать Документооборот.
Какие есть метрики для определения эффективности работы?
У нас в ДО встроена серьёзная подсистема замеров показателей производительности и вычислений различных метрик. Это нужно для того, чтобы и в текущий момент времени, и в исторической перспективе понимать, что в системе происходит, что становится хуже, что становится лучше. Средства мониторинга – метрики и замеры времени – входят в типовую поставку «1С:Документооборот 8». Метрики требуют настройки на внедрении, но сам механизм типовой.
Метрики – это замеры различных бизнес-показателей в те или иные моменты времени (например, среднее время доставки почты в моменте 10 минут).
Одна из метрик показывает количество активных пользователей в базе. В среднем их 1000-1400 в течение дня. На графике видно, что на момент скриншота в базе было 2144 активных пользователя.
Таких действий больше 30, список под катом.
На позапрошлой неделе у нас средняя активность пользователей увеличилась в полтора раза (на графике показана красным) – это связано с переходом большинства сотрудников на удалённую работу (в связи с известными событиями). Также число активных пользователей увеличилось в 3 раза (на скрине показаны синим), так как сотрудники стали активно пользоваться мобильными: каждый мобильный клиент создаёт подключение к серверу. Сейчас в среднем на каждого нашего сотрудника приходится 2 подключения к серверу.
Для нас, как для администраторов, это сигнал, что нужно внимательнее относиться к вопросам быстродействия, смотреть, не стало ли хуже. А смотрим мы это по другим параметрам. Например, как меняется время доставки почты по внутренней маршрутизации (на скриншоте ниже показано синим). Мы видим, что оно до этого года скакало, а сейчас стабильное – для нас это показатель, что с системой всё в порядке.
Ещё одна прикладная метрика для нас – среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера (на скриншоте показана красным). Грубо говоря, сколько будет письмо гулять по Интернету, прежде чем оно окажется у нашего сотрудника. На скриншоте видно, что это время тоже никак не изменилось за последнее время. Есть отдельные всплески – но они связаны не с задержками, а с тем, что время сбивается на почтовых серверах.
Или, например, ещё метрика (на скриншоте показана синим) – обновление писем в папке. Открытие папки писем – очень частая операция, и нужно, чтобы она выполнялась быстро. Мы замеряем, с какой скоростью она выполняется. Этот показатель измеряется для каждого клиента. Можно посмотреть как общую картину по фирме, так и динамику, например, по отдельному сотруднику. По скриншоту видно, что до этого года метрика была неуравновешенна, потом мы сделали ряд улучшений, и сейчас она не становится хуже – практически ровный график.
Метрики – это, в основном, инструмент администратора для мониторинга системы, для быстрого реагирования на какие-то изменения в поведении системы. На скриншоте – метрики внутреннего ДО за год. Скачок на графиках обусловлен тем, что перед нами поставили задачи по развитию внутреннего ДО.
Вот перечень еще некоторых метрик (под катом).
Наша система круглосуточно делает замеры более 150 показателей, но не все из них можно оперативно отслеживать. Они могут пригодиться потом, в какой-нибудь исторической перспективе, а сосредоточиться можно на самых важных для бизнеса.
На одном из внедрений было выбрано, например, только 5 показателей. Заказчик поставил перед собой цель сделать минимальный набор показателей, но в то же время такой, чтобы он покрывал основные сценарии работы. Включать в акт приёма 150 показателей было бы неоправданно, потому что даже внутри предприятия сложно согласовать, какие показатели считать приемлемыми. А про эти 5 показателей они знали и уже предъявляли их к системе до начала проекта внедрения, включив в конкурсную документацию: время открытия карточки не более 3 секунд, время исполнения задачи с файлом не больше 5 секунд и т.д. У нас в ДО как раз и были метрики, которые очень чётко отражали исходный запрос из ТЗ заказчика.
А ещё у нас есть профильный анализ замеров производительности. Показатели производительности – это фиксация длительности каждой выполняющейся операции (запись письма в базу, отправка письма на почтовый сервер и т.д.). Это используется исключительно техническими специалистами. Показателей производительности у нас в программе копится очень много. Сейчас мы измеряем примерно 1500 ключевых операций, которые разбиты по профилям.
Один из наиболее важных для нас профилей – «Список ключевых показателей почты с точки зрения потребителей». Этот профиль включает в себя, например, следующие показатели:
Как мы обслуживаем такую большую базу данных?
Наш внутренний ДО – пример реально работающего высоконагруженного проекта. Расскажем о технических особенностях его базы данных.
Сколько времени идёт реструктуризация больших таблиц базы данных?
SQL-сервер требует периодического обслуживания, наведения порядка в таблицах. По-хорошему это нужно делать минимум раз в сутки, а для высоковостребованных таблиц – ещё чаще. Но если база большая (а у нас число записей уже перевалило за 11 млрд.), то ухаживать за ней непросто.
Мы делали реструктуризацию таблиц 6 лет назад, но потом она стала занимать столько времени, что мы уже не вписывались в ночные интервалы. А так как эти операции сильно нагружают SQL-сервер, он не может качественно обслуживать других пользователей.
Поэтому сейчас нам приходится применять различные ухищрения. Например, мы не можем выполнять эти процедуры на полных наборах данных. Приходится прибегать к процедуре Update Sample 500000 rows – это занимает 14 минут. Она выполняет обновление статистики не по всем данным таблицы, а отбирает полмиллиона строк, и по ним рассчитывает статистику, которую использует для всей таблицы. Это некоторое допущение, но мы вынуждены на него идти, потому что для конкретной таблицы сбор статистики по всему миллиарду записей будет выполнятся неприемлемо долгое время.
Другие операции обслуживания мы тоже оптимизировали, сделав их частичными.
Обслуживание СУБД – это вообще сложная задача. В случае активного взаимодействия сотрудников, база быстро разрастается, администраторам становится всё тяжелее обслуживать её – делать обновления статистики, дефрагментацию, индексацию. Здесь надо применять разные стратегии, мы хорошо знаем, как это делать, у нас есть опыт, мы можем им делиться.
Как реализован бэкап при таких объёмах?
Полный бэкап СУБД производится раз в день ночью, инкрементальный – каждый час. Также каждый день создаётся каталог файлов, и он является порцией инкрементального бэкапа файлового хранилища.
Сколько времени выполняется полный бэкап?
На жёсткий диск полный бэкап выполняется за три часа, частичный – за час. На ленту пишется дольше (спецустройство, которое делает резервную копию на специальную кассету, хранящуюся вне офиса; на ленту делают отчуждаемую копию, которая сохранится, если, например, серверная сгорит). Бэкап делается ровно на том же сервере, параметры которого были выше – SQL-сервер с 20% загрузки процессора. На момент бэкапа, конечно же, системе становится значительно хуже, но она всё равно работоспособна.
Есть ли дедупликация?
Дедупликация файлов есть, обкатываем её на себе, и скоро она войдёт в новую версию Документооборота. Также обкатываем на себе механизм дедупликации контрагентов. Дедупликации записей на уровне СУБД нет, так как в этом нет необходимости. Платформа 1С:Предприятие хранит в СУБД объекты, и только платформа может отвечать за их согласованность.
Есть ноды только для чтения?
Нод для чтения (выделенные узлы системы, которые обслуживают тех, кому надо получать какие-либо данные на чтение) нет. ДО – не учётная система, чтобы сажать на отдельную ноду BI, но есть отдельная нода для отдела разработки, обмен с которой идёт сообщениями в формате JSON, а типичное время репликации – это единицы и десятки секунд. Нода пока маленькая, в ней порядка 800 млн записей, но она быстро растёт.
А помеченные на удаление письма совсем не удаляются?
Пока нет. Задачи облегчить базу у нас нет. Было несколько довольно серьёзных случаев, когда приходилось обращаться к помеченным на удаление письмам, в том числе и 2009 года. Поэтому пока решили хранить всё. А вот когда стоимость этого станет неоправданной, будем думать про удаление. Но, если нужно какое-то отдельное письмо удалить из базы с концами, чтобы не было никаких следов, то такое можно сделать по спецзапросу.
А зачем это хранить? Есть статистика обращений к старым документам?
Именно статистики нет. Точнее, она есть в виде протокола работы пользователей, но он хранится недолго. Записи старее года стираются из протокола.
Ситуации, когда надо было поднять старую переписку пятилетней и даже десятилетней давности, были. И это всегда делалось не из праздного любопытства, а для принятия сложных бизнес-решений. Был случай, когда без истории переписки было бы принято неправильное бизнес-решение.
Как проводится экспертиза ценности и уничтожение документов согласно срокам хранения?
Для бумажных документов это делается обычным традиционным способом, как и у всех. Для электронных не делаем – пусть себе хранятся. Место есть. Польза есть. Всем хорошо.
Какие перспективы развития есть?
Сейчас наш ДО решает примерно 30 внутренних задач, часть которых мы перечисляли в начале статьи. Также ДО используется для подготовки конференций, которые мы дважды в год проводим для наших партнёров: вся программа, все доклады, все параллельные секции, залы – всё это верстается в ДО, а потом выгружается из него, и делается печатная программа.
На подходе для ДО ещё несколько задач, помимо тех, что он уже решает. Есть общефирменные задачи, а есть уникальные и редкие, нужные только какому-то конкретному подразделению. Необходимо им помогать, а значит, расширять «географию» использования системы внутри 1С – расширять область применения, решать задачи всех подразделений. Это стало бы лучшим тестом на производительность и надёжность. Хотелось бы увидеть работу системы на триллионах записей, петабайтах информации.
Система внедрения и управления доступом в «1С:Предприятие»
Особенности «СВД»
Функциональные возможности «СВД»
Ускорение, упрощение внедрения и настройки конфигураций:
Административные функции по работе с информационной базой:
Ограничение доступа:
Организация интерфейса работы пользователей:
Программный продукт будет полезен:
Руководителям компаний
IT-специалистам
Пользователям программ 1С
Преимущества использования «СВД»
Форма настройки «СВД»
Основная форма программного продукта содержит несколько областей:
1. Табличное поле «Регистр правил».
2. Закладка «Дополнительные настройки».
2а. Табличное поле «Фильтр».
2б. Поле представления условий.
2в. Табличное поле «Подключенные плагины».
3. Закладка «Плагины».
1. Табличное поле «Регистр правил»
Регистр правил (РП) необходим для реализации интерфейса принятия решений. В реализованной концепции РП представляет собой набор справочников. В основном справочнике содержатся базовые правила, которые позволяют определять поведение для произвольных комбинаций основных объектов. Основные измерения, по которым идет определение правил:
Объект – типы объекта метаданных в концепции «1С:Предприятие», а также конкретные виды объектов.
Событие – события, которые происходят в системе. Список событий зависит от выбранных типов и видов объектов. Все события делятся на начальные и конечные.
2. Закладка «Дополнительные настройки»
2а. Табличное поле «Фильтр»
Для каждого правила можно задать дополнительные условия, при выполнении которых данное правило будет применяться. Список дополнительных условий неограничен, представляет собой дерево значений.
Поле «Фильтр» визуально схоже с полями отборов в типовых отчетах:
2б. Поле представления условий
Поле не является самостоятельным и служит для вывода пользователю текстового представления фильтра.
2в. Табличное поле «Подключенные плагины»
В «СВД» предусмотрена возможность расширения функционала за счет использования плагинов.
Данное табличное поле служит для назначения на выбранное правило плагинов, которые будут выполняться при срабатывании правила, а также для их настройки.
На одно правило может быть назначено неограниченное количество плагинов, в том числе одного вида.
3. Закладка «Плагины»
В данном табличном поле содержится список загруженных в систему плагинов. Причем, плагины в данном случае не привязаны к какому-либо конкретному правилу и выступают в качестве «объектного класса».
Основные принципы работы «СВД»
1. Перехват событий
Основной механизм, который обеспечивает работу «СВД», это перехват событий конфигурации. Перехватываются события следующих модулей:
Причем, в модулях форм осуществляется перехват не только событий самой формы, но и ее элементов управления. Для настройки регистра правил доступны только события объекта и события формы.
Перехват осуществляется путем автоматического добавления специального кода.
2. Принцип «Регистра правил»
Регистр правил (РП) – механизм, который определяет поведение системы при выполнении определенных условий. На входе РП получает описание текущей ситуации в разрезе выбранных характеристик, на выходе РП предоставляет результирующее значение. Чаще всего РП – это таблица, содержащая измерения (значение условий) и ресурсы (результат).
Подробнее о регистре правил: http://wiki.kint.ru/index.php/Регистры_правил._Общие_принципы
3. Принцип работы «Плагина»
В «СВД» реализован механизм расширения функциональности за счет использования так называемых «Плагинов». В рамках данной системы плагин реализуется в виде внешней обработки, отвечающей определенным требованиям.
1С:Документооборот.
Новое в версии 1.4.9
Введение
Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 1.4.9 от версии 1.4.8.
Работа с документами
Учет этапов обработки документов
В новой версии программы появился учет этапов обработки документов.
Теперь для каждого документа можно указать, какие этапы обработки он должен пройти, на каком этапе находится, какие остались. При этом можно учитывать сроки этапов и выводить документы с просроченными этапами в отчеты.
Этапы обработки документов задаются ответственным за нормативно-справочную информацию для каждого вида документа.
Чтобы начать использовать этапы, установите флажок Использовать этапы обработки документа в настройках вида документа.
Рис. 1. Настройка использования этапов обработки документов
Если флажок установлен, в карточке вида документа отобразится закладка Этапы. На ней и задаются этапы для текущего вида.
Например, для договора на производство изделия могут быть указаны следующие этапы:
Рис. 2. Этапы обработки документа вида «Договор на производство изделия»
Для каждого этапа можно указать Срок – предполагаемую длительность прохождения в днях.
Считается, что этапы выполняются последовательно. Срок первого этапа рассчитывается от даты создания документа, срок каждого следующего – прибавлением длительности этапа к сроку окончания предыдущего.
Если срок указан хотя бы для одного этапа, программа потребует указать сроки и для всех остальных этапов данного вида документа.
Обратите внимание: состав и порядок этапов можно изменить только в настройках вида документа. При этом изменения будут применены ко всем документам данного вида.
Если по документу ведется учет этапов обработки, то в его карточке отображается закладка Этапы. На закладке выведены этапы, назначенные данному виду документа.
Рис. 3. Этапы в карточке внутреннего документа
Пропущенный срок прохождения этапа выделяется красным цветом. Если для этапов вида документа не указаны сроки, то в карточке документа колонка Срок не выводится.
Отметки о прохождении каждого этапа ставятся вручную на закладке Этапы карточки документа. Дата прохождения заполняется автоматически. Пройденные этапы выделяются серым цветом.
Этапы обработки документа можно вывести в печатную карточку. Для этого в настройках печатной карточки предусмотрен флажок Этапы.
Рис. 4. Этапы в печатной карточке внутреннего документа
Сведения о последнем пройденном этапе обработки документа выводятся на закладку Обзор. Чтобы вывести последний пройденный этап в список документов, воспользуйтесь командой Изменить форму (в меню Все действия).
Информацию по этапам обработки документов можно вывести в новый отчет Этапы обработки документов. Предусмотрены следующие варианты отчета:
Обратите внимание: для всех вариантов отчета обязательна установка отбора по виду документа.
Новые настройки шаблонов документов
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Настройки шаблонов документов стали более гибкими. Теперь можно по отдельности наложить запрет на:
Для этого в настройках шаблона документа появились новые настройки.
Рис. 5. Новые настройки шаблона внутреннего документа
В шаблонах входящих документов предусмотрена только настройка Запрещать изменять реквизиты из шаблона.
Если настройки запрета установлены, то:
Запрет на создание документов не по шаблону
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы можно запретить создание документов не по шаблону. Эта мера поможет унифицировать создаваемые на предприятии документы и снизить трудозатраты на их подготовку.
Запрет устанавливается отдельно для каждого вида документа. Для этого предусмотрена настройка Запретить создание документов не по шаблону в карточке вида документа.
Рис. 6. Запрет на создание документов по шаблону
Если настройка установлена, то пользователи смогут создать документ данного вида только по заранее подготовленному шаблону. При указании вида документа вручную, данный вид будет недоступен для выбора.
Обязательное заполнение реквизита «Ответственный»
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы поле документа Ответственный можно сделать обязательным для заполнения.
Для этого в настройках вида документа установите флажок Обязательно указание ответственного. Если настройка установлена, то новый документ этого вида с незаполненным полем Ответственный нельзя будет создать.
Рис.7. Настройка «Обязательно указание ответственного»
Обязательное заполнение поля Ответственный необходимо для правильной адресации уведомлений, интерактивного запуска процессов, корректного построения отчетов и пр. в тех случаях, когда автор и ответственный – разные сотрудники.
При установке признака Является договором для внутреннего документа, настройка Обязательное указание ответственного включается автоматически.
Если вы включаете настройку для видов документов с незаполненным полем Ответственный, программа предложит автоматически заполнить его данными из поля Подготовил.
Обязательная установка связи
Установку связи для определенного вида документа можно сделать обязательной. Для этого в карточке настройки связи предусмотрен флажок Обязательная.
Рис. 8. Настройка обязательной связи
Если настройка установлена, то программа не позволит создать документ данного вида без указания связи. При попытке записать такой документ, откроется окно установки новой связи.
Рис. 9. Выбор документа для установки обязательной связи
Рассмотрим на примере. У документа вида Договор поставки должна быть обязательная связь Имеет счета-фактуры с документом вида Счета фактура полученный. Если вы создали новый договор поставки и попытались записать его без указания связи, откроется список счетов-фактур, из которых нужно выбрать документ для установки связи. При этом программа автоматически установит отборы согласно заполненным реквизитам документа, например, по организациям или корреспондентам.
Процессы и задачи
Список «Мои процессы»
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы появилась возможность управлять созданными вами процессами из единого списка – Мои процессы.
Рис. 10. Отчет «Статистика работ по документам»
В списке отображаются все процессы, созданные текущим пользователем, кроме процессов ознакомления. Список открывается из панели навигации разделов Совместная работа, Управление процессами и Рабочий стол.
Список позволит оперативно выявить «проблемные» процессы, отследить затянувшиеся исполнения, несоблюдение сроков, проверить состояние дел по процессам с истекающими сроками, остановить или прервать малоэффективные процессы и прочее.
Первоначальный анализ состояния дел выполняется прямо в списке Мои процессы без перехода в карточки процессов. Для дальнейшего анализа из области чтения можно открыть Все задачи по процессу: посмотреть всю иерархию или ознакомиться с задачами в работе.
Основные показатели в списке Мои процессы:
Для анализа конкретных показателей рекомендуется использовать сортировку по соответствующим колонкам. Для сортировки сразу по нескольким показателям, выделите дополнительные колонки, удерживая клавишу Ctrl.
По результатам анализа процессов прямо из панели действий списка можно:
Рис. 11. Панель действий списка «Моли процессы»
Для процессов с разными сроками у исполнителей (исполнение и согласование) перенос срока из панели действий списка недоступен.
Остановка/продолжение и прерывание процессов из окна Мои процессы недоступны в конфигурации ПРОФ.
«Антикризисные» отчеты
В период нестабильной экономической ситуации вопросы оптимизации работы предприятия встают на первый план. Предлагаем ряд удобных отчетов для анализа и контроля деятельности сотрудников. Также отчеты позволят наблюдать за важными для предприятия процессами и оперативно находить проблемные места.
Статистика работ над документами
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Для своевременного выявления проблем в работе с документами в новой версии программы предусмотрен отчет Статистика работ над документами.
С помощью отчета можно узнать:
Отчет Статистика работ над документами открывается из области действий раздела Документы и файлы и включает пять вариантов:
Вариант Статистика работ над документами является основным, остальные предназначены для его детализации. Отчеты открываются по клику на соответствующие ячейки основного отчета. Таким образом, не переходя в другой отчет, можно получить всю необходимую информацию по всем вариантам.
Рассмотрим каждый вариант отчета подробнее.
Статистика работ над документами
Отчет показывает длительность работ по видам документов в разрезе различных типов процессов.
Из данного отчета, например, можно выяснить, что согласование или утверждение занимает более 50% жизненного цикла документа. В результате отказаться или переработать шаблоны этих процессов или обязать ответственных использовать заранее подготовленные шаблоны.
Рис. 12. Отчет «Статистика работ по документам»
Из данного отчета можно открыть варианты Документы по ответственным и Средняя длительность процессов по документам. Отчеты покажут кто, по каким документам указанного вида работал дольше всего, выполнение каких процессов заняло столько времени.
Средняя длительность процессов по документам
Отчет показывает длительность работ по процессам, запущенным как по шаблонам, так и произвольно, и позволит выявить виды процессов, занимающие больше всего рабочего времени сотрудников.
Рис. 13. Отчет «Средняя длительность процессов по документам»
Например, отчет поможет выявить сотрудников, запускающих процессы не по шаблону, а самостоятельно, допуская ошибки, отчего согласование идет неоправданно долго. Возможно, стоит разъяснить сотрудникам принципы работы с процессами по шаблонам.
В качестве детализации из данного отчета можно открыть следующие варианты:
Документы по ответственным
Вариант отчета показывает, по каким документам складывается средняя длительность работ и кто является ответственным за эти документы.
Рис. 14. Отчет «Средняя длительность процессов по документам»
В качестве детализации отчета открывается вариант Процессы по авторам.
Процессы по шаблонам
Отчет показывает, по каким документам складывается средняя длительность работ по шаблонам и кто является ответственным за эти шаблоны.
Рис. 15. Отчет «Процессы по шаблонам»
Данный вариант открывается как расшифровка для варианта Шаблоны процессов.
Процессы по авторам
Данный вариант открывается как расшифровка для варианта Шаблоны процессов. Отражает длительность различных процессов для различных авторов процессов. В данном варианте отчета нет специальных расшифровок.
Рис. 16. Отчет «Процессы по авторам»
Напоминаем, что в отчетах «1С:Документооборота» можно настроить отборы. Это может быть полезно при работе с большим количеством данных. Для установки отборов на панели действий предусмотрена команда Настройки.
Рассмотрим меры повышения эффективности работы с документами, которые могут быть приняты после анализа отчета Статистика работ над документами:
Неотработанные документы
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Отчет позволяет найти документы, по которым не ведется никаких работ:
Рис. 17. Отчет «Неотработанные документы»
Данные сведения особенно важны при работе с договорами. Так как затерявшийся договор может нанести серьезный урон репутации предприятия и даже повлечь за собой штрафы за неисполнение прописанных в договоре условий.
Отчет открывается из раздела Документы и файлы – Все отчеты – Неотработанные документы.
Предусмотрены гибкие настройки параметров отчета:
Расширенные настройки открываются по команде Настройки на панели действий карточки отчета.
Приведем пример использования отборов для получения различной информации.
Допустим, по внутреннему регламенту предприятия на подготовку договора строительства отводится пять дней, далее он отправляется на согласование и утверждение. То есть в состоянии проект он может находиться до пяти дней. Если вы хотите найти договоры, которые готовятся дольше этого срока, установите следующие настройки:
Рис. 18. Настройки отчета «Неотработанные документы»
Далее можно установить отбор по ответственным и принимать меры по повышению эффективности их работы.
План-фактный анализ согласования
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
В новой версии программы появилась возможность отслеживать проблемные места в процессе согласования.
Раньше для проведения подобного анализа приходилось сравнивать большое количество показателей вручную. Теперь для получения этих данных предусмотрен отчет План-фактный анализ согласования. Отчет позволит получить усредненные показатели по завершенным процессам согласования и быстро выявить возможные проблемы.
Рекомендуется формировать отчет План-фактный анализ согласования регулярно, например, каждый месяц или квартал. Это позволит своевременно выявить проблемные места и принять меры по их устранению.
Предусмотрены следующие варианты отчета:
Рис. 19. Варианты отчета «План-фактный анализ согласования»
Отчет Длительность задач согласования представляет собой полный перечень всех завершенных задач согласования. Отчет содержит полную информацию по согласованиям: предмет, задача, автор, согласующее лицо, дата начала, результат, плановая и фактическая дата и т. д.
Рис. 20. Отчет «Длительность задач согласования»
Для получения детальной информации по конкретным периодам, авторам, видам документа и прочим параметрам предусмотрены отборы.
Сроки согласования: и фактические, и плановые, выводятся в календарных днях. Если фактический срок согласования превысил плановый – поле отчета выделяется красным цветом.
Поле Суммарная просрочка отражает общее количество дней, которые предприятие потеряло из-за сорванных сроков согласования.
Суммарная просрочка рассчитывается исключительно по задачам согласования, для которых был задан плановый срок исполнения, и фактический срок исполнения которых превысил плановый.
Отчеты По согласующим лицам и По ролям и согласующим лицам помогут найти сотрудников, которые замедляют процессы согласования. Для глубокого анализа несоблюдения сроков согласующими рекомендуется принять во внимание ряд показателей: количество задач согласующего, результаты их выполнения, среднее количество итераций. Не исключено, что необходимость включения данных сотрудников в лист согласования требует пересмотра.
Отчет По авторам поможет выявить сотрудников, снижающих эффективность согласований. Принимая решение на базе результатов данного отчета необходимо учитывать среднее количество итераций и долю отрицательных результатов.
Отчеты По видам документов и По шаблонам помогут найти участки с частым нарушением сроков. Возможно, данные показатели послужат сигналом для изменения шаблонов и регламентов на более реалистичные.
Новое в отчетах по задачам
Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.
Для более объективного анализа исполнения задач были доработаны отчеты:
Теперь в данных отчетах не учитываются циклы выполнения задач, задачи отображаются только по последнему циклу. Например, справка об исполнительской дисциплине теперь отображает количество задач реально выполненных (не выполненных) сотрудниками. Если пользователь выполнил задачу за семь циклов, то в справке будет учтена только последняя. Ранее было бы учтено семь.
В некоторых вариантах этих отчетов добавлена информация о количестве переносов сроков. Вместо колонки Количество запросов на перенос срока теперь также отображается информация о количестве переносов сроков.
Система внешнего Документооборота
Отказ от автоматической отправки документа при регистрации
Раньше при регистрации документа, предназначенного для системы внешнего документооборота, отправка запускалась автоматически. Но не во всех случаях автоматическая отправка была оправдана, например:
В новой версии программы принято решение отказаться от автоматической отправки документа при регистрации. В связи с этим разработан новый порядок отправки документов по СВД.
Теперь отправка документа по СВД разделена на два этапа:
Как отправить документ по СВД
За данный этап отвечает делопроизводитель. Для подготовки документа к отправке по СВД необходимо:
Рис. 21. Флажок «Готов к отправке» в карточке документа
Как отправить документ по СВД
За данный этап отвечает ответственный за ЭДО. В новой версии программа отбор и обработка сообщений перед отправкой по СВД ведется в одном окне – Отправка документов по СВД.
Окно можно открыть по ссылке Для отправки по СВД из окна Текущие дела или по соответствующей команде на панели действий раздела Документы и файлы.
Рис. 22. Окно отправки документов по СВД
В окне отображаются все документы, подготовленные делопроизводителями к отправке по СВД, в разрезе Отправитель – Получатель. Один документ может встречаться в списке несколько раз, если по нему указано несколько получателей.
При обработке документов ответственному за ЭДО, в первую очередь, рекомендуется обратить внимание на колонку Состояние. В ней отображается готовность документа к отправке:
Ответственный за ЭДО обрабатывает каждый документ. Как только для отправки документа не будет препятствий, в первом столбце появится возможность установить соответствующий флажок.
При отправке документов можно включить или исключить прикрепленный файл из отправки конкретному получателю.
С помощью команды Отправить по выбранным документам создаются сообщения СВД и формируется очередь на отправку.
Как повторно отправить документ по СВД
Чтобы отправить документ повторно:
В рабочем месте ответственного за ЭДО этот документ отобразится со статусом Готов к отправке.
Синхронизация данных
Выгрузка кадровых данных из «1С:Управление производственным предприятияем»
Теперь при синхронизации данных из «1С:Управления производственным предприятием» в «1С:Документооборот» будут выгружаться:
Для предприятий, совместно использующих эти конфигурации, такая выгрузка снизит трудозатраты по двойному вводу нормативно-справочной информации в «1С:Документооборот».
Чтобы начать пользоваться новыми возможностями синхронизации достаточно обновить конфигурацию или загрузить новые правила обмена из дистрибутива.
Особенности работы синхронизации
По умолчанию синхронизация настроена для использования сведений управленческого кадрового учета. Но для выгрузки в «1С:Документооборот» могут быть использованы и данные регламентированного кадрового учета.
Если организация ведет и управленческий, и регламентированный кадровый учет, при настройке синхронизации необходимо указать, какие сведения будут служить источником наполнения информационной базы:
Рис. 23. Выбор источника кадровых сведений для выгрузки в «1С:Документооборот»
Вне зависимости от выбора источника кадровых сведений, для корректной работы синхронизации на стороне «1С:Управления производственным предприятием» должны быть выполнены следующие условия:
Если в качестве источника кадровых сведений выбран регламентированный учет, для правильной работы обмена в «1С:Управлении производственным предприятием» необходимо настроить соответствия между справочниками Подразделения и Подразделения организации.
Прочие изменения
Исправлено более 20 ошибок. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:
Порядок обновления с предыдущих версий
После обновления с версии 1.2.8 и более ранних
Первичная подготовка к поиску писем по тексту
Чтобы поиск по тексту писем выполнялся по всем письмам в информационной базе, нужно запустить обработку ЗаполнитьПланОбменаПоискаПисемПоТексту.epf.
Без этой обработки поиск по тексту будет искать только те письма, которые появились в базе после обновления конфигурации.
Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.9.
Исправление отображения документов без активных задач
Без этой обработки будут корректно отображаться только те процессы, которые были остановлены или прерваны после обновления конфигурации.
Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.9.
После обновления с версии 1.3.1 и выше
После обновления программы необходимо запустить обработку НаполнениеСправочникаВетокПереписки. Это обеспечит быстрый контроль писем.
Рекомендуем запускать обработку в момент, когда ваша база нагружена менее всего, так как выполнение обработки может занять некоторое время.
После обновления с версий 1.4.1–1.4.8 действий, описанных в данном разделе, предпринимать не нужно.