Табельный номер в путевом листе что это значит
Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля: почему этот документ обязателен
Путевые листы – это документы, которые гарантируют не только исправность транспортного средства. Они также нужны в качестве обоснования дополнительных расходов на материалы и оборудование для обслуживания. На протяжении пяти лет путевые листы хранятся у любых организаций, которые работают в сфере транспортных услуг. Особое внимание рекомендуется уделять процессу заполнения. Если в документе выявляются ошибки, у налоговых и проверяющих органов возникают вопросы.
Корректное заполнение лицевой стороны
Каждая смена в большинстве случаев требует оформления отдельного путевого листа, но в законах описываются ситуации, когда срок документов может быть большим. Например, при отправлении водителей в командировку.
Если в управлении авто участвуют несколько человек, то на каждого путевой лист оформляется отдельно.
Водитель и машина, сама организация – вот какая информация должна содержаться именно на лицевой стороне. Прежде, чем отправляться в путешествие, на документе должны проставить следующие отметки:
После того, как вся информация известна, документ надо передать механику, который работает на предприятии. Он организует осмотр, и только после него ставит свою собственную отметку, которая подтверждает, что автомобиль находится в технически исправном состоянии.
За заполнение раздела с «движением горючего» также отвечают механики. Для используемого топлива вводят не только код, но и количество, выданное в начале пути. Не обойтись без ссылки на остаток после окончания смены. Отдельно вносятся сведения с показаний спидометра.
Подтверждение того, что машина принята в исправном состоянии – подпись от водителя. Он этим показывает, что полностью согласен с внесенными в документ цифрами.
При возвращении автомобиля после смены требуется фиксация показаний спидометра и использованного топлива в остатке. Нормальный расход считается в зависимости от показателей пробега транспорта. В одной из граф пишут о разнице между фактическими и нормативными цифрами.
Как работать с оборотной стороной?
Оборотная сторона нужна для того, чтобы давать более подробную информацию о работе на протяжении всей смены. За заполнение данной стороны отвечают только сами водители. Требуется привести информацию о пунктах назначения и отправления, посещенных за рабочую смену. Отдельно фиксируется километраж, время отбытия и приезда в каждую конкретную точку.
Есть итоговая строка. В ней водитель сообщает о том, сколько всего времени он провел в дороге, и какое количество километров было пройдено. Расчет заработной платы проводится именно на основании данных, приведенных на оборотной стороне. Бухгалтер должен поставить здесь свою подпись вместе с расшифровкой.
Ошибки и нюансы заполнения
Если появились ошибки, считается, что документа нет вообще. Значит, на руководство либо самого водителя возлагаются штрафные санкции.
Максимальный размер возможного штрафа – десять процентов от всех операций, завершенных по данному листу. Нарушители не получают компенсаций в связи с расходом ГСМ. Денежные средства в связи с выполненной работой вообще не выплачиваются.
Произвольные формы для путевых листов можно использовать, если перевозки не являются основной сферой деятельности для компании. Главное – наличие всех реквизитов, о которых уже написано выше. Обязательное требование – доверенность, дающая само право управлять транспортным средством.
Несколько документов выписываются на один и тот же автомобиль, если он эксплуатируется на протяжении нескольких смен. В путевом листе для первого водителя фиксируют время выезда. Время заезда – у того, кто сел за руль последним. Показания приборов снимаются в любой ситуации.
Почему путевые листы нужно брать в дорогу?
Путевые листы нужны не только для того, чтобы можно было эффективнее организовать налоговый и бухгалтерский учет. Сотрудники дорожной инспекции также могут проявить интерес к подобным документам:
Проверка на дороге
О медицинских осмотрах для водителей
Наличие штампа о медосмотре также относится к обязательным требованиям. Это свидетельствует о том, что водитель не находится в состоянии опьянения, ни наркотического, ни алкогольного. И подтверждает, что он в принципе готов к выполнению своих обязанностей.
Требования к медицинским осмотрам до рейсов и после их окончания стали более жесткими еще в 2015 году:
Путевой лист могут признать недействительным, если штамп о медосмотре отсутствует. В таком случае водитель отстраняется от управления транспортным средством.
Заполнение информации о топливе
Основная информация об используемом топливе переносится на правую сторону листа. Надо писать не только о расходах по норме, но и фактической растрате. О том, сколько было в начале пути, и сколько осталось к его завершению.
Что касается нормативного расхода, то его определяют, исходя из Методических рекомендаций со стороны правительства. Если по конкретной марке данные отсутствуют, то можно найти автомобиль, обладающий примерно схожими характеристиками, и вписать данные, которые указаны для этого аналога. Пробег умножаем на норму расхода, результат делим на 100.
Как путевые листы заполняются на линиях?
Для решения данного вопроса предусмотрена определенная последовательность действий:
Заполнение путевого листа
Когда ТС возвращается в гараж
Этот этап становится завершающим в любом путешествии, он требует соблюдения общего порядка, установленного законодательством:
Несколько советов по разработке собственных форм документа
Такой вариант доступен только тем, кто не специализируется на выполнении перевозок, пассажирских и грузовых. Допускается создание любых форм документа, если они не противоречат действующим нормам законодательства.
Главное – наличие шапки и дат заполнения вместе с личной информацией каждого из участников процесса.
Маленький парк авто
Иногда проблематично вписывать все адреса пунктов назначения и пребывания. Тогда допустимо использование следующих решений:
Учет путевых листов в специальных журналах
Постановление Госкомстата России утверждает типовую форму для ведения таких журналов – №8. Эта форма выдается на любых предприятиях, у которых на балансе хранятся транспортные средства, и где оформляются сами путевые листы. Благодаря этой форме легче хранить все документы, которые используются при выполнении той или иной работы. Можно зафиксировать дату, когда сведения были официально приняты бухгалтером.
Для хранения и заполнения можно использовать ручные либо электронные приспособления, в зависимости от того, насколько автоматизирована работа. Журнал должен содержать сведения по каждому выданному листу, вне зависимости от типа документации. Нумерацию рекомендуется использовать сквозную.
В физическом плане журнал состоит из двух компонентов, включающих обложку с табличной частью. Период хранения и заполнения, наименование организации в полном виде ставятся на обложку.
В табличной части должны присутствовать следующие колонки:
Оформление доверенности на управление автомобилей многим поможет забыть о ежедневной необходимости заполнять путевые листы. Не имеет значения, кто именно заполняет этот документ – индивидуальный предприниматель или же юридическое лицо.
Сама доверенность состоит из нескольких частей:
Остается только главный вопрос о том, как учитывать расход топлива. В принципе, любые затраты могут быть отнесены к этой группе, если они связаны с основной деятельностью, направленной на получение прибыли. Нужно только доказать, что деятельность именно на это и направлена, даже если автомобиль заправляют, например, поздно ночью или вечером.
Если организация использует свой транспорт в нерабочее время, то любые затраты можно учесть в составе расходов. Правда для этого потребуется предъявить документы, которые доказывали бы, что работника можно привлекать к обязанностям в тот или иной конкретный момент. Например, это может быть трудовое соглашение, коллективное или индивидуальное.
Данные из путевых листов также можно применять для составления актов по контрольным замерам топлива. Хранение, правильное заполнение документа интересно не только для руководства, но и для самого водителя.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).
Вступление
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78). Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.
Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.
По учету работы строительных машин и механизмов:
— путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).
По учету работ в автомобильном транспорте:
— путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
— путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
— путевой лист легкового такси (форма №4);
— путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
— путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
— путевой лист автобуса (форма №6);
— путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).
Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.
Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:
— путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
— путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
— путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).
Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152.
Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:
— наименование и номер;
— срок действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе.
Заполнение лицевой стороны
Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:
Данные для заполнения
Организация: ООО «Автолидер»
Автомобиль: ГАЗ 3110
Гос. номер: у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.
В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:
Как составить путевой лист, к которому не будет претензий у проверяющих
Путевой лист — это документ, с помощью которого организации и ИП контролируют работу водителей. Еще одно его назначение — подтверждение расходов на ГСМ для целей налогового учета. Какие обязательные реквизиты должен содержать путевой лист? Как правильно вносить в него записи? Для чего желательно указать в путевом листе время и длительность стоянок, маршрут движения и иные дополнительные сведения? На эти и другие вопросы отвечают эксперты программы «Путевые листы и ГСМ» компании СКБ Контур.
Какую форму использовать
Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).
Индивидуальные предприниматели до 2008 года применяли формы путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 30.06.2000 № 68 (например, форму № ПГ-1 для грузового автомобиля). В связи с изданием приказа Минтранса от 18.09.09 № 152 эти бланки были отменены.
Таким образом, сегодня организация или ИП вправе самостоятельно разработать форму путевого листа. При этом важно, чтобы такой документ содержал все обязательные реквизиты, которые указаны в приказе Минтранса № 152.
Кто должен вести путевые листы
Согласно приказу Минтранса № 152, путевые листы применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Обязательный список реквизитов
Путевой лист (ПЛ) должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование и номер
В шапке путевого листа указывается тип транспортного средства, например «Путевой лист грузового автомобиля». Нумерация ведется в хронологическом порядке. Она может быть сквозной на протяжении года или начинаться заново каждый месяц. Номер путевого листа может содержать буквенные и цифровые префиксы, символы-разделители и т.п. Важно, чтобы в каждом следующем документе значащая часть номера увеличивалась на единицу.
Срок действия путевого листа
В шапке путевого листа обязательно обозначается дата его действия. Если ПЛ оформляется на несколько дней, проставляются даты начала и окончания срока его использования. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».
Сведения о собственнике
Если собственником транспортного средства является юридическое лицо, нужно указать:
Если собственником транспортного средства является индивидуальный предприниматель, нужно указать:
Бесплатно узнать или проверить ОКПО, ИНН и другие коды контрагентов
Сведения о транспортном средстве
Сведения о водителе
Они включают в себя:
Необязательные сведения
Обычно в путевых листах указывают следующую дополнительную информацию.
Нормативный расход топлива отображают для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и отнести их к затратам, уменьшающим налоговую базу при расчете налога на прибыль. Дополнительно можно внести данные о перерасходе или экономии топлива, и обозначить объем и стоимость заправок во время рейса.
Также для того, чтобы обосновать расходы на ГСМ и подтвердить реальность поездки для целей налогового учета, целесообразно указать в путевом листе сведения о маршруте движения транспорта. При этом недостаточно вписать адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние — нужна запись, подтверждающая факт использования ТС в производственных целях (наименование груза, сведения о заказчике и т.п.)
Отметим, что путевой лист — это не единственный документ, которым можно оправдать затраты на ГСМ. Также для этих целей допустимо использовать, например, акты списания и акты выполненных работ.
Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.
Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 20.08.04 № 15 (см. « Перевозчики должны пересмотреть режим труда и отдыха своих водителей »). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.
При этом следует помнить, что путевой лист не является документом, который служит подтверждением реального рабочего времени водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.
Как заполняется путевой лист
Перечислим некоторые особенности составления путевых листов. Так, очевидно, что путевой лист оформляется перед выездом водителя на маршрут. Если этого документа не будет, ГИБДД выпишет штраф.
Отметки о предсменном техническом контроле ставятся вместо отметки о предрейсовом контроле в случае, когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу.
При посменной работе нескольких водителей на одном транспортном средстве путевые листы можно выписать на каждого из них. Но делать это необязательно, так как в одном ПЛ можно указать несколько водителей.
Если составляется несколько путевых листов, время выезда и показания одометра на выезде можно отметить в первом из них, а время возвращения и новое значение пробега — в последнем.
Лица, заверяющие данные в путевом листе, должны после подписи указывать свою фамилию и инициалы. Таким способом заверяются:
Где регистрируется путевой лист
Путевые листы регистрируются в специальном журнале. Ранее для этого следовало использовать форму № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), которая была утверждена постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78. С 1 января 2013 года применять типовые формы первичных учетных документов необязательно. Поэтому сейчас организации и ИП вправе разработать собственные формы журнала регистрации путевых листов. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8.
Оформленные путевые листы подшиваются в папки и хранятся не менее пяти лет.
Как оформить путевой лист по действующим в 2021 году правилам
Путевой лист — документ, с помощью которого компании и ИП контролируют работу водителей, ведут учет и подтверждают расходы на ГСМ. В 2021 году правила заполнения этого документа изменились. На что нужно обратить внимание, чтобы у контролеров не возникло вопросов? Есть ли различия в оформлении путевых листов для грузового, легкового, спецтранспорта и автобусов? На эти и другие вопросы отвечает эксперт программы «Путевые листы и ГСМ» компании Контур Игорь Голдырев.
Какие реквизиты обязательны к заполнению
Как известно, официальных форм путевых листов не существует. В связи с этим организации и предприниматели вправе самостоятельно разработать бланк данного документа в зависимости от своих предпочтений. Но есть перечень реквизитов, которые нужно обязательно прописать в путевом листе. Они перечислены в приказе Минтранса от 11.09.20 № 368 (см. «С 2021 года путевые листы придется заполнять по‑новому»). А уточнения по заполнению этого документа содержатся в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ («Путевые листы: Минтранс разъяснил, как заполнить новое поле «Сведения о перевозке»»).
Итак, путевой лист должен содержать:
Эти реквизиты обязательны в отношении легкового, грузового, специального транспорта и автобусов. Далее мы подробнее разберем правила заполнения этих пунктов путевого листа.
В 2008 году после отмены обязательных видов путевых листов, компании продолжили заполнять старые формы документов, добавляя в них новые обязательные реквизиты. У спецтранспорта никогда не было единой формы путевых листов.
Наименование и номер путевого листа
Наименование нужно прописать в «шапке» путевого листа и указать тип транспортного средства. Например: «Путевой лист грузового автомобиля», «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса», «Путевой лист строительной техники» и др.
Номер путевого листа может состоять только из цифр, или дополнительно из буквенных префиксов и символов-разделителей. Нумерацию следует вести в хронологическом порядке с начала года или обнулять ежемесячно. В каждом следующем документе можно изменять значащую часть числа на одну единицу. Например, «Д-I 63» заменить на «Д-I 64».
Срок действия путевого листа
Этот реквизит также нужно внести в «шапку» документа, чуть ниже строки с наименованием и номером. Если путевой лист оформляется на несколько дней, то обязательно указать дату начала и окончания срока действия. Обычно пишут так: «Путевой лист грузового автомобиля № … от …» или «Путевой лист грузового автомобиля № … (действителен) с … по …».
Реквизиты собственника
Юридические лица и предприниматели оформляют этот раздел путевого листа по-разному.
Если собственником ТС является компания, то нужно указать:
Если собственником является физическое лицо, то нужно указать:
Сведения о водителе
Они включают в себя:
Данные о транспортном средстве
В этом разделе путевого листа необходимо указать:
Последние три пункта нужно заверить подписями ответственных лиц с расшифровкой. Индивидуальный предприниматель может удостоверить эти данные сам.
Сведения о перевозке
Этот реквизит введен в список обязательных с 1 января 2021 года. Необходимо заполнить два пункта: вид сообщения и вид перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ).
Определить и указать вид сообщения достаточно просто. Вариантов всего четыре: городской, пригородный, международный или междугородный.
Фиксируя вид перевозок, нужно учитывать кого или что доставляет транспорт. Например, в путевом листе одного и того же автобуса в зависимости от цели поездки будут прописаны разные виды перевозок. Обычный рейс по маршруту — «регулярная перевозка пассажиров и багажа», по договору со спортивным клубом — «перевозка пассажиров и багажа по заказу», а если команда юниорская — «организованная перевозка группы детей». А вот если автобус везет сотрудников на корпоратив, то это будет «перевозка для собственных нужд».
Такой вид перевозок, как «перевозка для собственных нужд», подходит для большинства случаев использования легкового транспорта, так как очень часто за поездку платит не пассажир или владелец груза, а само предприятие.
Необязательные сведения для всех видов транспорта
Перечень дополнительных реквизитов зависит от цели перевозки и вида транспорта, который используется. Эти сведения помогут контролировать учет топлива и работу водителей, фиксировать выручку или рассчитывать стоимость работ для сторонних заказчиков.
Для всех видов транспорта обычно указывают следующие дополнительные сведения:
В последнем реквизите важно указать не только адреса контрольных точек маршрута, время следования в пути и пройденное расстояние, но и информацию, подтверждающую факт использования ТС в производственных целях. Например, наименование груза, заказчика и т.п. Также см. «Обязательно ли указывать маршрут в путевом листе: разъяснения Минтранса и судебная практика».
Кроме этого, важно прописать время и длительность стоянок. Это поможет доказать, что водитель соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Они указаны в приказе Минтранса от 16.10.20 № 424 (см. «Минтранс ввел новые требования к режиму труда и отдыха водителей»). Также эти нормы предусмотриваются в коллективном договоре или соглашении.
Путевой лист не подтверждает реальное рабочее время водителя для целей расчета зарплаты и для урегулирования других взаимоотношений работника с работодателем. На это указано в Апелляционном определении Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 30.01.18 по делу № 33-567/2018.
Необязательные сведения для автобусов
В путевых листах автобусов обычно указывают еще два дополнительных реквизита:
Необязательные сведения для грузового и спецтранспорта
Здесь можно дополнительно фиксировать почасовую работу, объем и виды грузов, имена заказчиков, стоимость работ, номера договоров и т.п.
Путевой лист и затраты на ГСМ
Налоговики не всегда принимают путевые листы как подтверждающий документ (см. письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Оправдать затраты на ГСМ можно другими документами, например, актами списания и выполненных работ.
Если организация не является автотранспортным предприятие, желательно внести в приказ по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять путевые листы в качестве подтверждающего документа.
Также см. «Практические советы по учету и списанию ГСМ».
Что еще нужно знать о путевых листах
Назовем некоторые важные особенности оформления путевых листов.
Обязательно оформите его перед тем, как водитель выйдет на маршрут. Иначе инспекторы ГИБДД выпишут штраф.
Когда водитель совершает несколько рейсов за смену по одному путевому листу, нужно сделать отметку о предсменном техническом контроле, а не о предрейсовом.
Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей, укажите всех в одном путевом листе, либо выпишите документ на каждого сменщика.
Оформляя несколько путевых листов, в первом из них укажите время выезда транспорта и показания одометра, в последнем — время возвращения и новое значение пробега.
Где регистрировать путевой лист
В специальном журнале регистрации. Организации и ИП вправе разработать собственную форму этого документа. Однако многие продолжают пользоваться унифицированным бланком № 8 «Журнал учета движения путевых листов» (код по ОКУД 0345008), который был утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78.
Заполнять путевые листы по действующим правилам и вести журнал учета путевых листов можно в сервисе «Путевые листы и ГСМ». Сервисе позволяет создавать путевые листы для разных видов транспорта, спецтехники и автобусов в виде бланков или заполненных документов. Кроме того, в сервисе можно задавать маршруты следования транспорта и использовать их при заполнении путевых листов.