С чем связано уменьшение дебиторской задолженности
Как сократить дебиторскую задолженность?
Деятельность компаний редко обходится без образования дебиторки. Когда ее размер превышает 30% от стоимости совокупных активов, ухудшается экономическое положение предприятия и его финансовое состояние.
Дебиторская и кредиторская задолженность контрагентов входит в топ-5 источников мобилизации средств, а также уязвимых мест и зон риска бизнеса.
Поэтому контроль за развитием дебиторки и разработка мероприятий по ее сокращению являются неотъемлемой частью внутренней политики компании, направленной на регулирование ее финансовой и экономической деятельности.
Если все делать правильно, залог успешности предприятия, нацеленного на развитие и получение прибыли гарантирован.
Автоматическое выявление просроченной дебиторской задолженности
Учет дебиторской задолженности в типовом функционале «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» зависит от совокупности таких настроек, как:
В программе реализованы следующие способы указать допустимые сроки оплаты долга покупателями:
Способ № 1. Индивидуальные сроки исполнения обязательств по договору
Если компания ведет аналитический учет по договорам (Путь: вкладка Предприятие >> меню Настройка параметров Учета >> закладка Аналитический учет расчета с контрагентами >> в настройках прописаны сроки оплаты ), то срок погашения задолженности по договору можно указать в карточке договора с конкретным контрагентом.
Способ № 2. Единый срок для всех покупателей
Система позволяет установить единый срок погашения задолженности для всех покупателей.
Нормальной будет считаться дебиторская задолженность с момента возникновения и пока она находится в пределах срока оплаты, указанного в карточке договора. Дебиторская задолженность, не погашенная на момент истечения срока оплаты, считается просроченной.
Индивидуальные сроки исполнения обязательств перед поставщиком по договору
Если учет ведется по договорам, то срок оплаты поставщику можно указать непосредственно в карточке договора с поставщиком. Для этого необходимо установить реквизит «Установлен срок оплаты».
Если Вам нужна помощь в выполнении указанных настроек, обратитесь к специалистам Первого Бита.
Автоматическое выявление просроченной кредиторской задолженности
«1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» предусматривает ряд настроек для учета кредиторской задолженности:
Реализовано три способа указать допустимые сроки оплаты нашей задолженности перед поставщиками:
Типовые отчеты для анализа дебиторской и кредиторской задолженности
Оборотно-сальдовая ведомость по счету
Отчет показывает начальные и конечные остатки, а также обороты за период для выбранного счета. Выбираем счет 60, если хотим посмотреть задолженность по поставщикам, и счет 62, если нас интересуют остатки и обороты по покупателям.
Отчет Анализ субконто
Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно сформировать отчет по объектам аналитического учета (субконто). Отчет формируется как по контрагентам в целом, так и в разрезе групп (покупатели, поставщики, учредители и т.д). Все настройки выполняются в пользовательском режиме.
В этой подсистеме «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», редакции 3.0 собраны аналитические отчеты на языке, понятном любому сотруднику – «без дебетов и кредитов».
Отчет «Задолженность по поставщикам»
Отчет покажет по какому контрагенту наша организация имеет неоплаченные обязательства или авансы (можно поставить группировку Поставщик, Договор и Документ).
Отчет «Задолженность покупателей»
Акт сверки взаимных расчетов с контрагентами
В спорных ситуациях, прежде чем оплату требовать от должников, следует провести инвентаризацию расчетов с контрагентами. Для выявления возможных расхождений в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» применяется документ Акт сверки расчетов с контрагентом.
Акт сверки взаимных расчетов заполняется автоматически по данным документов, содержащихся в учетной системе, и сохраняется в программе.
Часто причиной несовпадения данных при сверке является физическое отсутствие документа, подтверждающего операцию (например, если документы отправлены почтой и еще в пути). Повысить скорость обмена первичными документами с клиентами и поставщиками позволит электронные акты выполненных работ и счетов фактур.
Корректировка долга
Для частных случаев предназначен документ «Корректировка долга», который позволяет решить следующие учетные задачи:
Что будет, если не управлять дебиторской задолженностью?
Что является результатом неправильно организованной работы по увеличению задолженности? Ответ очевиден: задолженность очень низкого качества. Результатом станет задолженность с ликвидационной нормой, которая существенно превышающей критическое значение (как правило, 5% от общей суммы). Рассмотрим, к каким последствиям приводит неправильно организованная работа с дебиторской задолженностью как при попытках ее увеличения, так и при попытках уменьшения.
В этой публикации мы кратко рассмотрим, к каким последствиям приводит неправильно организованная работа с дебиторской задолженностью как при попытках ее увеличения, так и при попытках уменьшения.
1. Если не организовать работу по увеличению задолженности, то…
Как человек берет кредит где-нибудь в Айдахо? Он заводит в банке счет, получает связанную с ним кредитную карточку. Прежде чем выдать ее, банк недели две проверяет клиента. Рассматриваются все данные о заявителе — место его работы, состав семьи, семейный бюджет и т. д. После выдачи карточки банк фактически становится гарантом платежеспособности клиента на продолжительный срок. Любой платеж, даже тот, на который у клиента нет денег, будет безусловно совершен банком за него (то есть будет выдан кредит).
Чтобы получить карточку, клиент обязуется перечислять всю зарплату на счет в банк, который открывает ему лимит кредитования сначала на 50% его месячной зарплаты, затем (через полгода) — на 70%, затем увеличит еще. Через пару лет клиент вполне может иметь лимит в три месячных зарплаты. Так решается проблема «микрокредита». Заметьте, банк не просто выдает деньги, а сначала оговаривает условия, по которым его ресурсная база увеличивается (клиент открывает счет и переводит на него доход), а уж затем выдает клиенту средства и очень медленно наращивает лимит кредитования.
При этом кредитованием занимается именно банк, а торгующая организация в любом случае всегда получит свои средства за предоставленный клиенту товар. У нас же сами торгующие организации выдают кредиты, то есть, как мы раньше говорили, «ведут счета» заемщиков.
Что же является результатом неправильно организованной работы по увеличению задолженности? Ответ очевиден: задолженность очень низкого качества. Результатом станет задолженность с нормой ликвидационной задолженности, существенно превышающей критическое значение (как правило, 5% от общей суммы задолженности).
Как правильно организовать работу по увеличению задолженности? Несмотря на то что кредитование весьма выгодно для кредитора (это и расширение бизнеса, и дополнительные прибыли), для клиента получение кредита должно быть связано с определенными трудностями. Главное правило — кредит надо заработать.
Если же производить бесплатную и практически безнаказанную раздачу денег, произойдет непоправимое ухудшение качества долгов, а может быть, и то, о чем говорится в следующем пункте.
2. Если не организовать работу по уменьшению задолженности, то…
Даже если этот факт признан, то в отношении работы с такой задолженностью нет никакой стратегии. Сегодня ею занимаются юристы, завтра — служба безопасности, послезавтра — кто-то из отдела продаж, который хорошо знает первую жену заемщика и т. д. Все это — следствие того, что сначала неправильно посчитали, затем на сумму будущих убытков не уменьшили прибыль, из «полученной» прибыли выплатили себе премии и дивиденды.
Через месяц повторили все то же самое. Премии получили, начальству доложили, что все нормально, начальство тоже премии получило, а на самом деле…
Одним из самых серьезных негативных факторов роста любого рынка является то, что на фоне роста не всегда видны негативные моменты. Любые недочеты, недоделки, да и просто промахи кажутся временными факторами, простыми помехами, шумом на фоне стабильно и бурно развивающихся процессов. Это уже неоднократно повторялось —
конкретные детали незаметны на фоне мощного развивающегося процесса.
Часто за последние годы мы наблюдали ситуацию, когда невнимание к вопросам уменьшения задолженности должно было привести к краху предприятий в течение короткого времени, однако бурно растущий рынок оттягивал наступление этих событий. В самый критический момент появлялся новый кредитор, либо подписывался наивыгоднейший контракт, либо происходило что-нибудь еще в этом роде.
На время все успокаивалось. Однако предприятие не использовало полученную таким образом передышку, чтобы исправить ситуацию, и через год-два крах все-таки наступал, но уже с более тяжелыми последствиями для организации.
Как же в действительности развиваются события, если кредитор не уделяет должного внимания построению системы уменьшения задолженности?
Значительная доля активов кредитора — это дебиторская задолженность. Сколько в ее составе текущей задолженности, сколько — просроченной, а сколько безнадежной, не знает никто. Порою даже сам кредитор.
Результат неправильно организованной работы — ничем не контролируемый рост объема задолженности. Затем, как следствие, сильно ухудшается качество долгов. А далее уже непонятно, что является причиной, а что следствием.
Следствием того факта, что значительная доля дебиторской задолженности состоит из безнадежных, то есть практически дутых активов, является все более усиливающаяся нехватка «живых» денег. Значительная часть активов не работает, но поскольку этот факт «скрыт» и от проверяющих, и от самих руководителей, премии регулярно получаются. В результате средств сначала перестает хватать на выплату зарплаты сотрудникам, потом проценты по собственным кредитам выплачиваются из заемных денег, затем — конец.
Рассмотрим в качестве примера реальную жизненную ситуацию.
Небольшая региональная компания создала сеть отделений по потребительскому кредитованию населения в областном центре и в прилегающих районных центрах. Ниша эта была свободна — несколько лет назад местные банки боялись заниматься таким рискованным, как им казалось, делом, а крупных филиалов центральных банков в регионе не было.
Поначалу (но очень недолго) деятельность была вполне прибыльна. На успешность бизнеса обратили внимание потенциальные конкуренты — и местные банки, и крупные торговые сети. Их приход на рынок сильно снизил доходность такого рода операций. Услуга становилась все более востребованной, рост объемов продаж был небывалый — десятки процентов ежемесячно. «Популярность» услуги выросла, в том числе и среди преступных элементов.
Объем безнадежной дебиторской задолженности начал быстро расти. Компания все силы тратила на «освоение» новых территорий — открытие новых представительств, подключение к работе по кредитованию новых торговых сетей и т. д. Основным девизом было «Сегодня захватим рынок, а завтра получим прибыль!». Ситуация осложнялась тем, что ни у собственников компании, ни у менеджмента до создания данного бизнеса не было опыта работы на розничных финансовых рынках.
Все эти факторы привели к тому, что за два года объем проявившейся безнадежной задолженности превысил 10% от валюты баланса компании. Все нормативы по соотношению собственных и заемных средств были также нарушены самой компанией — более 98% кредитов было выдано за счет заемных средств.
После того как для выплаты процентов по собственным кредитам два месяца подряд пришлось брать дополнительные займы, руководство компании решило проанализировать результаты деятельности. По итогам проверки получили следующую информацию:
Все планировавшиеся меры с той или иной степенью успешности были осуществлены. По итогам трехмесячной работы получены следующие результаты:
Как работать с дебиторской задолженностью
Дебиторская задолженность — неотъемлемый элемент бизнеса. Сама по себе дебиторка не есть зло, но ее нужно жестко контролировать. Грамотно выстроенный алгоритм управления долгами дебиторов — гарантия финансовой стабильности компании. Расскажем, как это делать.
Что такое дебиторка
Дебиторская задолженность — суммы, которые контрагенты задолжали вашей компании. Например, вы внесли предоплату, а работа еще не выполнена. Вы отгрузили товар, а деньги за него от покупателя еще не пришли.
Виды дебиторки
Дебиторка бывает нормальной и просроченной. Пока срок исполнения обязательств по договору еще не истек, задолженность считается нормальной. Если договорной срок уже вышел, а деньги, товары или услуги от контрагента так и не поступили, задолженность становится просроченной.
В бухгалтерском и налоговом учете просроченную задолженность также разделяют на сомнительную и безнадежную. Сомнительная — это просроченная задолженность, которая не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Просроченная задолженность, которую взыскать невозможно, — безнадежная.
Чтобы эффективно управлять долгами, важно ввести более глубокую градацию просроченной задолженности. Одинаковый подход к клиенту, который опоздал с платежом на три дня, и клиенту, который не платит уже полгода, снизит вероятность вернуть долг.
Как работать с дебиторкой
В алгоритме управления надо четко распределить ответственность сотрудников на всех этапах работы с контрагентами. Каждый этап должен быть ограничен по времени, а функции сотрудников не должны дублироваться.
→ Если задолженность нормальная
Управление нормальной задолженностью обычно не выходит за рамки отдела продаж. Например, по условию договора заказчик должен оплатить работу в течение десяти дней с момента подписания акта приема-передачи. Ответственный сотрудник — менеджер. Пока что его обязанность — позвонить клиенту за три дня до истечения срока и напомнить об оплате.
→ Если просрочка до 30 дней
В период кризиса многие компании столкнулись с финансовыми проблемами. Часто ваш должник помнит об обязательствах, но по объективным причинам не может выполнить условия сделки в договорные сроки. Задача кредитора — постоянный контакт с должником, совместный поиск оптимального решения проблемы.
Можно предоставить рассрочку. Клиент оформляет гарантийное письмо и прикладывает к нему график платежей.
Можно сделать взаимозачет. Если есть взаимные обязательства, когда ваша компания должна клиенту за товар, работы или услуги, можно провести взаимозачет требований.
В сложные времена идти на уступки постоянным контрагентам выгодно. Это оптимальный способ сохранить ядро клиентской базы, обеспечить себе репутацию надежного партнера. Фундамент доверительных отношений, который вы заложите сейчас, сработает в вашу пользу после кризиса.
Что делать при просрочке платежа до 30 дней
Ежедневные звонки с напоминанием об оплате, выяснение причин просрочки
Руководитель отдела продаж
Прекращение отгрузок, приостановка выполнения работ, оказания услуг в адрес клиента.
Письменное требование об уплате долга с напоминанием, что в случае невыполнения обязательств клиенту будут начислены штрафы. Личная встреча с руководством должника. Согласование графика погашения задолженности.
→ Если просрочка от 30 до 60 дней
Если долг так и не вернули, нужно направить клиенту досудебную претензию. В ней указывают суть претензии, полную сумму долга с учетом штрафов и неустоек, срок погашения задолженности. К претензии следует приложить расчет штрафных сумм и копии первичных документов: договор, накладные, счета-фактуры, акты.
Если дело дойдет до суда, кредитору потребуется доказательство, что претензия была вручена должнику. Поэтому лучше отправлять документ через курьерскую службу или ценным письмом с описью вложения.
Обычно претензию отправляют по истечении 30 дней с конечной даты просрочки платежа, если иной порядок не прописан в договоре.
Что делать при просрочке платежа от 30 до 60 дней
Начисление штрафных санкций по договору.
Отправка претензии в адрес должника курьерской службой.
→ Если просрочка более 60 дней
Что делать, если финансовое положение должника не позволяет целиком погасить долг, а его бизнес близок к краху? Нужно просчитать все альтернативные варианты. Что выгоднее для компании? Идти на судебное разбирательство или попытаться быстро вернуть хотя бы часть средств?
Есть варианты мирного решения вопроса.
Прощение части долга
Например, клиенту можно простить часть долга при условии, что остаток он выплатит деньгами или имуществом. Скажем, поставщик отгрузил покупателю товар на 200 тысяч рублей. Себестоимость этой партии товара составляет 100 тысяч рублей. У покупателя возникли серьезные финансовые проблемы. Стороны начали переговоры и решили, что покупатель заплатит 60% от суммы долга — 120 тысяч рублей, а остальные 40% поставщик ему простит.
Продажа долга
Другой вариант — продажа дебиторской задолженности по договору цессии, если договор между сторонами не запрещает передачу долга третьему лицу. Та же ситуация: заказчик должен исполнителю 200 тысяч рублей. Денег у заказчика нет и он не может погасить свой долг даже частично. Но у заказчика тоже есть клиент, который задолжал ему 200 тысяч рублей. Исполнитель продает долг своего заказчика клиенту заказчика за 150 тысяч рублей. В результате исполнителю удается вернуть 150 тысяч рублей. Клиент проводит зачет требований с заказчиком по документам на 200 тысяч рублей и экономит 50 тысяч рублей.
Если альтернативные варианты не подходят, пора подавать иск в суд.
Что делать при просрочке платежа более 60 дней
Повторная личная встреча с руководством должника, совместный поиск решения по погашению долга.
Как уменьшить дебиторскую задолженность
Дебиторская задолженность (ДЗ) напрямую влияет на финансовый климат компании. Наличие большого объема долгов по контрагентам замораживает активы предприятия и не дает ему развиваться. Большинство компаний использует лишь отдельные инструменты для борьбы с дебиторами, но нужна система управления ДЗ.
Что такое дебиторка
Дебиторская задолженность возникает в тот момент, когда компания реализует свою продукцию или услуги с отсрочкой платежа. Фактически это кредитование клиентов на срок, указанный в договоре. Для покупателей это дополнительный бонус (беспроцентный кредит), а для компании – замороженные денежные средства и риск невозврата платежа.
В условиях конкуренции для удержания клиентов и увеличения продаж – это необходимая мера. Такой способ также используется компаниями при расширении рынков сбыта и для привлечения новых покупателей. Сделка подтверждается подписанием договора или акта выполненных работ, которые теоретически гарантируют возврат денежных средств компании-кредитору.
В среднем дебиторская задолженность может составлять 80-90% от объема продаж, поэтому вопрос оптимизации долгов контрагентов – один из ключевых в любой компании. При управлении дебиторкой решаются две разные задачи: как увеличить продажи и снизить риски невозврата денежных средств дебиторами. Или другими словами – как усидеть одновременно на двух стульях.
Существует также кредиторская задолженность перед поставщиками и банками. Главное условие, которое нужно соблюдать в финансовой деятельности компании, — сумма дебиторской задолженности всегда должна быть меньше, чем сумма кредиторской задолженности.
Основные виды
Разберемся, почему возникает проблемная дебиторка (когда оплата не поступает в срок, зафиксированный в договоре). Причины могут быть разные, но самые распространенные:
Классификация задолженности выполняется по нескольким направлениям:
Пути уменьшения проблемной дебиторки
В любом бизнесе присутствует дебиторская задолженность и это нормально, пока ее объем не превышает предельно допустимые значения. Управление дебиторкой с целью ее оптимизации – одно из приоритетных направлений финансовой деятельности предприятия. Чем меньше сумма долгов контрагентов перед компанией и лучше оборачиваемость дебиторской задолженности, тем больше у компании свободных средств для операционной деятельности и развития. Идеальный вариант – работа по предоплате. Но это выгодно продавцу и невыгодно покупателю. В большинстве компаний доля контрагентов, которые работают по предоплате, очень незначительна. Поэтому задача менеджеров предложить такие условия сотрудничества, которые заинтересуют клиентов в оплате по факту поставки или предоплате. Часто для этого используют дополнительные скидки или бонусы.
Мотивация персонала
Один из эффективных инструментов борьбы с проблемной задолженностью – мотивация персонала. При начислении зарплаты менеджерам в бонус с продаж добавляется поправляющий коэффициент на проблемные долги. Можно установить следующие условия:
Такая же мотивация используется и для руководителя отдела, у которого в расчет зарплаты добавляется поправляющий коэффициент на дебиторку.
Понятно, что если проблемы с дебиторской задолженностью отсутствуют, нет необходимости усложнять расчет заработной платы дополнительными параметрами.
Успешный кейс – в компании по производству кондитерских изделий после введения поправляющего коэффициента, объем ДЗ за несколько месяцев снизился на 25 %.
Выделенный сотрудник
Некоторые компании для уменьшения уровня ДЗ выделяют для этого специального сотрудника. Для него ставится отдельный план и разрабатывается мотивация в зависимости от объема денежных средств, которые мы хотим вернуть. В качестве коэффициента в мотивации может быть определенный процент от возвращенных средств.
С привлечением юристов
Предыдущие методы называются soft-collection, а когда к процессу возврата долгов привлекают юристов – это уже идет в ход «тяжелая артиллерия» или hard-collection. Не все компании пользуются такими инструментами взыскания задолженности, но нужно уметь защищать свои финансы даже таким способом. В ходе судебных разбирательств, если не пропущен срок исковой давности, есть шанс добиться взыскания долгов с дебитора.
Инструменты для эффективной работы с долгами
Дебиторская задолженность должна подвергаться постоянному анализу. С чего начинать анализ? С определения общей суммы задолженности и задолженности в разрезе контрагентов. Создается отдельный отчет, который делится на две части – soft-collection (с задолженностью, например, до 60 дней) и hard-collection (более 60 дней). Таким же образом можно разделить отчеты по сотрудникам и по продуктам.
Анализ просроченных долгов помогает выявить ненадежных покупателей, для которых в дальнейшем сокращается товарный кредит. А иногда в работе с такими клиентами переходят на частичную или полную предоплату.
В процессе оценки долгов рассчитываются предельные суммы ДЗ – критическая и допустимая (нормальная). Также определяется доля дебиторской задолженности в объеме общих активов предприятия.
Эффективный метод управления дебиторкой – стимулирование клиентов к досрочной оплате поставок (по которым еще не подошел срок оплаты). Это могут быть скидки с цены товара или стоимости поставки. За счет досрочного возврата денежных средств и вложения их в дальнейший оборот продавец не теряет прибыль при предоставлении скидки. Следует правильно рассчитать размер этой скидки, чтобы и клиента заинтересовать, и компании при этом не потерять доход.
К новым методам управления дебиторкой относится рефинансирование ДЗ в виде факторинга (переуступка долга) и форфейтинга (долгосрочное финансирование). Но эти инструменты чаще используют на этапе hard-collection.
Рассмотрим этапы управления ДЗ:
Один из важных моментов работы с задолженностью – подписание с покупателями актов сверок и актов выполненных работ (при предоставлении услуг). Такие документы помогут в случае возникновения судебных разбирательств и не дадут пропустить срок исковой давности. Важно также правильно составлять и оформлять договора, которые выступают в роли документов, гарантирующих взыскание задолженности.
Почему возникает проблемная дебиторка
На практике условия возникновения проблемных долгов достаточно типичны:
Чтобы не возникала проблемная ДЗ нужно четко выполнять разработанную систему управления долгами дебиторов компании. Главное в работе с задолженностью – регулярность, настойчивость и активность.
Системы учета – как упростить работу
Для анализа долгов нужны специальные отчеты, которые создаются с помощью различного программного обеспечения. Самый упрощенный вариант для небольших компаний с несколькими сделками в месяц – это Excel. Если же у вас крупный бизнес, то удобнее отслеживать должников и анализировать ДЗ с помощью CRM-системы или 1С. Эти программы позволяют быстро создавать отчеты по контрагентам, по менеджерам и по продуктам. Вовремя определять проблемные долги и начинать работу по их взысканию.
Проведение эффективной политики по управлению дебиторской задолженностью поможет сократить сумму замороженных денежных средств, которые необходимы для развития компании. Используйте в работе инструменты как soft-collection, так и hard-collection. Разработайте систему четких действий для сотрудников по работе с должниками. Работа компании без проблемной задолженности – это реально.