С чем связано появление понятия документационное обеспечение управления
Конспект лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Онлайн-конференция
«Современная профориентация педагогов
и родителей, перспективы рынка труда
и особенности личности подростка»
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Введение. Понятие о документах и документировании.
Документы выполняют функции, которые условно можно разделить на 3 группы:
Информационные функции (информационная, социальная, политическая, коммуникативная).
Информационная функция – обусловлена тем, что в документе фиксируются факты, события, явления деятельности человека.
Социальная функция – состоит в том, что в документах содержится информация о процессах, происходящих в обществе.
Коммуникативная функция – состоит в передаче информации во времени и пространстве.
Управленческие функции (управленческая, правовая, учетная).
2.1. Управленческая функция – состоит в том, что документ выступает как средство управленческой деятельности (для обеспечения процесса принятия решения).
2.2. Правовая функция – обусловлена его содержанием, которое может использоваться в качестве доказательства при решении мирных вопросов сторонами отношений.
2.3 Учетная функция – характеризует количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации представленной в цифровом выражении систематизируются и отражаются явления хозяйственной деятельности государства или организаций.
3.1. Культурная функция документа – проявляется тогда, когда он выступает в качестве закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.
3.2. Функция исторического источника – изучается такими науками как, источниковедение и дипломатика, через анализ формы и содержания документа, его происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.
Свойства, признаки и классификация документов
К основным свойствам документа относят:
Функциональность – это предназначенность документов для передачи во времени и пространстве.
Структурность документа – это тесная взаимосвязь составляющих его элементов, обеспечивающая его целостность.
Основные признаки документа:
— Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе определенную информацию с реквизитами.
— Предназначенность для использования в социальных коммуникациях.
По способу фиксации – письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические документы.
— Типовые документы – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер.
— Примерные документы – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят рекомендательный характер.
— Индивидуальные документы – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
— Трафаретные документы – изготавливаются типографским способом.
По месту составления:
— Внешние – входящая и исходящая корреспонденция организации.
По степени гласности – открытые, секретные, конфиденциальные, документы для служебного пользования.
10.По юридической силе:
соблюдением всех правил.
По стадии создания:
— Оригинал – первоначальный документ, содержащий исходную информацию,
надлежащим образом оформленный.
— Копия – документ с точным воспроизведением реквизитов оригинала,
соответствующим образом заверенный.
По срокам хранения – постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет, временного срока хранения до 10 лет.
По степени обязательности:
— Информационные – содержащие сведения и факты о производственной и иной
По степени унификации:
— Индивидуальные – специфические, носящие разовый характер.
— Типовые – рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений
(правила внутреннего распорядка).
— Трафаретные – имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые
заполняются при окончательном оформлении.
— Примерные – носят ориентировочный характер.
По характеру содержания:
— Первичные – содержат исходную информацию, которая суммируется и обобщается во вторичных документах.
— Дубликат – это повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.
— Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки.
Унификация и стандартизация документов
Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.
Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и повышения конкурентоспособности продукции.
Унификация – это приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Цели унификации документов:
Сокращение количества применяемых в управленческой деятельности документов.
Установление единых требований к оформлению документов.
Снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку документов.
Достижение информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции.
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, сферы деятельности.
Унифицированная система документов (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время разработаны и действуют унифицированные системы:
Организационно – распорядительной документации
Финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации
Отчётно – статистической документации
Документации по труду
Документации пенсионного фонда РФ
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства, которыми утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Правовой основой для всех УСД является унифицированная система организационно – распорядительной документации (УСОРД). Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003. ГОСТ распространяется на организационно – распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (постановления, распоряжения, приказы, решения, уставы, положения, протоколы, акты, письма), которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования органов местного самоуправления и организаций.
Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Совокупность реквизитов документов отражает его форму. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
Государственный герб РФ.
Изображение государственного герба РФ помещают на верхнем поле бланка или над серединой строки « Наименование организации».
Изображение герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.
Эмблема организации или товарный знак.
Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нём помещён государственный герб РФ, герб субъектов РФ, герб муниципального образования. Изображение эмблемы или товарного знака помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.
Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). В бланках документов код организации указывают после справочных данных.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
Проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридического лица. ОГРН проставляется в бланках после справочных данных, а так же обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направленных в налоговые органы или органы статистики.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП).
Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер проставляется после справочных данных об организации.
Код формы документа.
Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа проставляется последним из кодов.
Должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах. При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше автора документа.
Справочные данные об организации.
Почтовый или юридический адрес, место нахождения, номера телефонов и телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.сведения.
Наименование вида документа.
Акт, справка, протокол, приказ, постановление и др.
Регистрационный номер документа.
Состоит из порядкового номера (с начала календарного года).
Ссылка на индекс и дату документа.
Располагается ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер».
Место составления или издания документа.
Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации».
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Гриф утверждения документа.
Документ утверждается руководителем организации или иными лицами. Гриф утверждения документа должен состоять из слов «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения.
Пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Заголовок к тексту.
Включает в себя краткое содержание документа.
Отметка о контроле.
Обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах.
Составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ. Тексты могут оформляться в виде анкеты, таблицы, комбинация разных форм.
Отметка о наличии приложения
Приложение: на 4 л. в 2 экз.
В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Гриф согласования документа.
Состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Визы согласования документа.
Включают в себя подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Ряд организаций используют печать с воспроизведением Государственного герба РФ.
Отметка о заверении копии.
Включает в себя надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Отметка об исполнителе.
Включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Включает следующие данные:
— краткие сведения об исполнении
— номер дела, в котором будет храниться документ.
Содержит порядковый номер и дату поступления документа.
Представляет собой отметку, проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.
Виды бланков подразделяются на:
— Бланк конкретного вида документа – составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и дополняются наименованием соответствующего вида документа (например: приказ, распоряжение)
— Должностной бланк – используется для составления документов руководителя предприятия.
— Бланк для работы с зарубежными партнерами.
Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и присутствуют на любом виде организационно-распорядительных документов (наименование организации, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.)
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документа (эмблема, отметка о контроле и др.)
Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов. Формуляр-образец является шаблоном, по которому должны составляться документы. Он служит целям унификации и стандартизации документов. Формуляр-образец применяется как основа для построения любого вида организационно – распорядительного документа на бумаге форматов А4, А5.
Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей:
При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5 (бланк письма).
При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля (общий бланк).
Организационно – распорядительная документация (ОРД)
К организационным документам относятся:
— Устав – это правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, задачи, права организации.
— Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, а так же структурных подразделений организации.
— Штатное расписание – акт, закрепляющий должностной состав работников организации с указанием должностных окладов или разрядов.
— Инструкция – это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.
— Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.
Организационные документы содержат положения, строго обязательные для исполнения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом.
Распорядительные документы – регулируют деятельность, позволяя органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач:
— Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми
центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.
— Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, методические, учёные, педагогические советы и др.
— Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов.
— Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.
Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:
По основной деятельности
По личному составу
Приказы по основной деятельности – регулируют деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, её структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы.
Приказы по личному составу – регулируют приём, перевод, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков и т.д.
Информационно – справочные документы:
— Телеграмма – документ, отличающийся от других способов передачи по телеграфу. Телеграммы бывают следующих категорий: обычная; телеграмма-письмо; правительственная и международная.
— Телефонограмма – оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки.
— Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений. Протоколы бывают развёрнутыми (полными) и краткими.
— Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
— Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю с изложением конкретной проблемы.
— Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого- либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.
— Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности (информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма-запросы, письма приглашения и т.д.).
— Заявление – это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав на труд, отдых и т.д.
Основные принципы работы с документами. Документооборот
Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.
Основными принципами работы с документами являются:
Единый порядок составления документов и работы с ними;
Чёткое распределение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;
Современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы и т.п.)
Целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия);
Умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.
В ДОУ существуют 3 группы документов:
Входящие (поступающие в организацию). Они разделяются на документопотоки, направляемые: руководителям, в структурные подразделения, отдельным исполнителям.
Исходящие (отправляемые из организации).
Внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).
Служба ДОУ, её функции, задачи и формы
Задачи и функции службы ДОУ:
1. Обеспечение документирования управленческой деятельности:
— разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления.
— обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования.
— контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверения документов.
2. Организация работы с документами на предприятии:
— установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации).
— регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов.
— контроль исполнения документов
— систематизация документов, обеспечение их хранения и использования.
— организация работы с обращениями граждан.
— обеспечение защиты информации
3 . Совершенствование форм и методов работы с документами:
— разработка и переработка нормативных, инструктивных, методических документов и доведения их до сведения работников организации.
— методическое руководство и контроль соблюдения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации.
— повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами.
— упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов.
— разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины.
— постановка задач разработки и совершенствования автоматизированных систем и баз данных для работы с документами.
Различают четыре основные формы организации службы ДОУ:
Для успешной работы службы ДОУ необходима её нормативная регламентация.
Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ:
1.Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования и организацию работы службы ДОУ, правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу по делопроизводству.
2.Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, предназначенный для устранения дублирования отдельных операций.
Регистрация документов – это запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе и называется индексом. В индексе документа соблюдается следующая последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Цели регистрации документов:
Обеспечение сохранности документов.
Обеспечение удобства поиска.
Обеспечение учета и контроля исполнения документов.
Формы регистрации документов:
1. Централизованная. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно, то есть предполагается проведение регистрационных операций в одном месте (службе ДОУ) или одним работником (секретарь). Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
2. Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях.
3. Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (наиболее важных), а другая часть документов регистрируется в структурных подразделениях.
Виды регистрации документов:
Компьютерная регистрация – наиболее удобный и оперативный вид регистрации, так как позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому виду реквизитов.
Работа с входящими документами
Первоначальная обработка поступающей корреспонденции включает следующие операции:
Проверяется адрес документа, количество листов, приложений.
Вскрываются все конверты за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, которые передаются по назначению.
Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Работа с исходящими документами
Этапы прохождения исходящих документов:
Составление проекта документа.
Проект документа составляется исполнителем после изучения вопроса с использованием нормативных документов и инструкции по делопроизводству в организации.
До передачи проекта документа на подпись руководителю исполнитель проводит процедуру внутреннего согласования, проставляя на проекте визы согласования.
Ознакомившись с проектом документа, руководитель удостоверяет его подписью, либо отправляет на доработку исполнителю.
4. Регистрация документа.
Подписанные документы регистрируются в службе ДОУ и передаются в экспедицию для отправки.
5. Отправка документа.
-проверка правильности оформления документов (наличие необходимых реквизитов, даты, номера, подписи и т.д.)
-проверка наличия приложений, указанных в документе, соответствия количества экземпляров количеству адресатов;
-проверка правильности адресования;
-составление описи рассылки на заказную корреспонденцию, где сотрудник указывает свою фамилию и дату отправки.
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего дня.
Работа с внутренними документами
Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самой организации.
Обработка внутренних документов при их подготовке и оформлении проходит те же этапы, что и при работе с исходящими документами:
В процессе исполнения внутренние документы проходят те же этапы, что и при работе с входящими документами:
Передача на исполнение.
Контроль исполнения документов
Контролю подлежат практически все зарегистрированные документы.
Контроль исполнения включает в себя:
Занесение данных о документе, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы.
Установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям.
Извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения.
Фиксация промежуточных результатов исполнения документов.
Информирование руководства о результатах контроля.
Снятие документов с контроля по указанию руководителя.
Подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения (инспекции по контролю), работники службы делопроизводства, секретари-референты.
Сроки исполнения документов
Срок исполнения – это конечная дата работы с документом.
Сроки исчисляются в календарных днях:
Для входящих документов – от момента поступления в организацию (с момента регистрации).
Для решений коллегиальных органов – с даты совещания или заседания.
Сроки исполнения документов делятся на:
Типовые, которые устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
Типовые сроки – принятием нового акта.
Индивидуальные – руководителем, который их установил.
Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:
Задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Организация хранения документов и порядок передачи в архив
До передачи на архивное хранение документы хранятся в местах их составления.
За сохранность документов несут ответственность:
Руководители структурных подразделений.
Работники службы ДОУ.
При этом документы хранятся в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел.
Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.
Номенклатура дел предназначена:
Для группировки исполненных документов в дела.
Для учета и обеспечения сохранности дел.
Для оперативного поиска документа в делах.
Выдача дел структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку, на выданное дело заводится карточка – заместитель.
Дата возвращения дела.
Роспись в получении дела и его приеме.
Дела выдаются на срок не более одного дня. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по акту.
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Правильное формирование дел способствует:
Оперативному поиску необходимых документов.
Обеспечивает их сохранность.
Устанавливает порядок в организации делопроизводства.
На обложке дела указывается:
Номер дела по номенклатуре;
Приём – передача дел в архив производится работниками службы ДОУ и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема – передачи, а так же подписи участников приема – передачи дел.
Под конфиденциальным документом понимается оформленный носитель информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
Учёт (регистрация) конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксации их местонахождения. Поэтому основная цель учета конфиденциальных документов – обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.
После завершения учета поступивших конфиденциальных документов они передаются для работы руководителям и исполнителям. Передача документов для движения осуществляется в соответствии с его функциональной принадлежностью и местом в разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам.
Разрешительная система доступа – это совокупность обязательных норм и требований, устанавливаемых руководителем или коллегиальным органом управления организации с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей специализированных помещений и рабочих мест, определенного состава конфиденциальных документов и сведений.
Передача (прием) документов руководителю, исполнителям осуществляется только под роспись в журнале учета конфиденциальных документов либо по передаточному журналу сотрудником службы ДОУ.
Исполнение конфиденциального документа – это процесс документирования управленческого решения и действия исполнителей по выполнению заданий, предписываемых документом или резолюцией руководителя организации.
Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к обычным документам. Вместе с тем задачами систематизации и ведения дел являются не только эффективное использование конфиденциальных документов в управленческой деятельности и других видах деятельности, но и обеспечение сохранности документов, массивов информации и их носителей в процессе хранения и использования. Дела с конфиденциальными документами всегда формируются централизованно в службе КД. Формирование и хранение таких дел на рабочих местах сотрудников фирмы не разрешается. Дела в службе ДОУ хранятся в сейфах, металлических шкафах, которые всегда должны быть заперты. На внутренней стороне дверцы шкафа, сейфа должна быть наклеена опись архивных дел или номенклатура дел текущего года с указанием особенностей расположения дел на каждой из полок и последовательности эвакуации дел при экстремальных ситуациях.
Уничтожение конфиденциальных документов и дел письменно согласовывается с руководителями подразделений или направлений деятельности, санкционируется экспертной комиссией фирмы и производится с оформлением и без оформления акта.
Документы по обращениям граждан
В соответствии с конституцией РФ все граждане РФ имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленные сроки.
Существует три основных вида обращения:
Предложение – это вид обращения, цель которого, во – первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, организаций, а во – вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать об определенных недостатках в деятельности государственных органов, организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба – вид обращения, в котором идёт речь о нарушении прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержится не только информация о нарушении прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых произошло, по мнению заявителя, нарушение его прав.
Работа с обращениями граждан ведется на основе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов субъектов Федерации «Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в субъекте федерации».
Положение и закон устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, которые компетентны в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направлять их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный приём граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, как по месту работы, так и по месту жительства граждан. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения – безотлагательно, но не позднее, чем через 15 дней.
Установлен пятилетний срок хранения предложений, заявлений, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По истечении сроков хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.