С чем едет водитель при эдо

Как и зачем транспортные компании внедряют электронный документооборот 2 марта 2021

Директор по развитию Биржи грузоперевозок ATI.SU Александр Вильде рассказал, какие преимущества ЭДО дает логистам, почему внедрять такую систему нужно уже сейчас, хотя законодательство еще только разрабатывается, и посоветовал, как правильно это сделать

В логистических процессах внутри организации занято множество специалистов, а каждая перевозка сопровождается оформлением различных заявок, доверенностей, распоряжений на отгрузку, справок, счетов-фактур и актов. Традиционный документооборот в отрасли приносит все больше неудобств. Они связаны в первую очередь с человеческим фактором: бумаги теряются, доставляются не вовремя, их трудно найти в «физическом» архиве, который постоянно разрастается. Все это усугубляется тем, что документы приходится пересылать на дальние расстояния, чтобы они попали в руки многочисленных контрагентов.

Электронный документооборот позволяет решить перечисленные выше проблемы и автоматизировать ряд задач на всех этапах логистического процесса. Благодаря этому транспортная компания может значительно сократить:

ЭДО также ускоряет важные этапы в логистической цепочке:

Какие еще преимущества есть у ЭДО?

Системы электронного документооборота, интегрированные с другими ИТ-решениями, принципиально меняют задачи сотрудников. Если ранее они составляли, распечатывали и пересылали документы, то теперь они в основном только контролируют этот процесс, а все рутинные операции перекладываются на ПО. Производительность таких сотрудников возрастает в разы.

ЭДО в грузоперевозках положительно сказывается и на смежных логистических процессах. Когда поставщик без задержек обменивается документами с распределительным центром, товарооборот со складом происходит более эффективно, а транспортный отдел работает четче. Кроме того, маршрутизация электронных документов в рамках одной ИТ-платформы позволяет компаниям стандартизировать схему взаимоотношений с контрагентами. Это помогает бизнесу экономить на обучении нового персонала, а также снижает вероятность ошибок. Наконец, электронный документооборот позволит компаниям из сферы логистики эффективнее использовать новые технологии, чтобы наносить маркировку и отслеживать поставки товара.

Как транспортной компании внедрить ЭДО? Алгоритм действий

Несмотря на сходные цели и задачи транспортных компаний, внутренние бизнес-процессы в каждой из них могут сильно различаться. Поэтому перед тем как внедрить ЭДО, необходимо понять, что следует автоматизировать в первую очередь. Переводить документооборот в электронный формат лучше поэтапно. Так компании будет проще адаптировать сотрудников к переменам и постепенно перестроить алгоритмы работы.

Биржа грузоперевозок ATI.SU развивает свою систему электронного документооборота с 2013 года, а в конце декабря 2020-го она получила статус доверенного оператора ЭДО. Опираясь на свой опыт, а также на опыт наших партнеров, мы рекомендуем следующую последовательность внедрения ЭДО в транспортной компании:

Каковы перспективы ЭДО в логистике?

Компании, которые работают в сфере логистики, пока не смогли полностью оценить преимущества безбумажных технологий. Дело в том, что на регуляторном уровне до сих пор утверждены не все форматы документов. Правда, 2020 год можно назвать переломным в этом плане. Например, Минтранс запустил эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной и путевых листов в шести регионах России. Его результаты позволят в будущем принять нужные для отрасли нормативно-правовые акты и регламенты. Также в декабре 2020-го были утверждены правила перевозок грузов автомобильным транспортом и внесен ряд изменений в ПДД. Все это — подготовительные меры, которые позволят массового использовать электронную транспортную накладную с 2022 года.

Наконец, сегодня все игроки отрасли следят за тем, как развивается новый проект Минтранса — «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов». Он подразумевает, что к 2024 году все необходимые документы для автомобильных грузовых перевозок можно будет оформить режиме «одного окна» через специальный сервис. Пока сдерживающим фактором на пути к массовому распространению ЭДО в логистике остается консерватизм игроков, но и он постепенно, в том числе из-за влияния пандемии и массового перехода на удаленную работу, сходит на нет.

Источник

Что будет, если водитель подпишет электронную транспортную накладную?

В 2019 году впервые появилась возможность оформлять транспортные накладные (далее — ТН) в электронном виде с использованием сервиса обмена электронным документами Synerdocs. Между тем Министерство транспорта РФ в Письме от 12.03.2019 года №ДЗ-303-ПГ подтверждает наличие этой возможности, но обращает внимание, что оформление электронной ТН — не обязанность перевозчика, а дополнительная возможность.

Хотите тоже использовать ЭТрН и экономить время и деньги?

Заполнить ТН — на первый взгляд дело нехитрое, однако вызывает немало споров. Из-за этого на бумаге совершается множество ошибок. Например, есть мнение, что в электронной транспортной накладной (далее — ЭТрН) можно обойтись без подписи водителя или достаточно подписать документ только при приемке. Давайте разберемся, как делать правильно.

Может обойтись без подписи водителя?

Без подписи водителя на ТН факт перевозки груза нельзя считать состоявшимся, равно как и заключение договора на оказание услуг между заказчиком и исполнителем. Водитель, подписывая накладную, подтверждает факт приема груза к перевозке. Юридическая практика говорит о том, что отсутствие подписи влечет негативные последствия. ФНС в свою очередь может вполне оправданно задать вопросы касательно оснований проведения платежей за услуги перевозки, ведь судя по первичному документу, подтверждающему грузоперевозку — транспортной накладной — услуга не была оказана.

Суды, как правило, встают на сторону владельца груза и готовы признать факт отсутствия перевозки ввиду отсутствия подписи водителя в ТН. Есть ситуации, когда исполнителей, то есть водителей, просят явиться в суд и подтвердить факт оказания услуги лично, что сделать не совсем легко, особенно в случае заключения договора субподряда.

В целом, в 2018 году стало понятно, что фискальные органы заинтересовались сферой автомобильных автоперевозок. Об этом свидетельствует инициатива внесения изменений в Постановление Правительства РФ № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» (далее — Правила). Несмотря на то, что документ датируется 2011 годом и содержит устаревшие нормы, грузоотправители и транспортные компании обязаны ему следовать.

При личном общении с участниками перевозки, выясняется, что проверяющие органы крайне внимательно относятся именно к наличию подписей водителя в 6-ом и 7-ом разделах ТН, а также 9 и 16 разделах. Поэтому без подписи водителя обойтись не получится.

Достаточно ли подписать только приемку?

Казалось бы, подписал приемку, необходимо подписать и сдачу груза. Однако на рынке операторов электронного документооборота, разрабатывающих решения для отрасли логистики, существует мнение, что это необязательно, ведь Правила не регламентируют необходимость этого шага.

Чтобы ответить на этот вопрос, в первую очередь обратимся к источнику. Пунктами 68 и 69 предусмотрено, что получатель (фрахтователь) проставляет отметки в транспортной накладной в присутствии водителя. То есть наличие подписи водителя в 7-ой графе транспортной накладной позволяет удостовериться в том, что получатель (фрахтователь) исполнил требования Правил и проставил отметки в ТН при водителе, а тот об этих отметках знал и не возражал. По мнению юристов, этот факт позволяет избежать злоупотреблений, таких как указание неверного времени прибытия транспортного средства на выгрузку, внесение сведений о составленных актах в 17-ую графу транспортной накладной и др.

Таким образом, ТН всё же необходимо подписывать водителю в обоих случаях — при приемке груза к перевозке и при его сдаче.

Кому выгодно отсутствие подписи?

Грузоотправители идут на определенный риск, соглашаясь со схемой работы, в которой нет водителя. Перевозчику же, наоборот, этот факт играет на руку, ведь если дело дойдет до судебных разбирательств, можно признать, что отметки в накладной были сделаны в отсутствие водителя, то есть, вполне могут быть сфальсифицированы.

Это же касается заполнения раздела 12. Практика часто показывает, что на загрузке и выгрузке водителю не разрешают внести изменения в накладную. Такие запреты противоречат законодательству.

Дополнительные комментарии. Вносить или нет?

Задача перевозчика — доставить груз в сохранности. Под этим понимается такое состояние груза, которое не ухудшилось на протяжение всей перевозки — от приема у отправителя до сдачи получателю.

Частью 5 статьи 34 Устава автомобильного транспорта установлена презумпция виновности перевозчика, то есть именно он должен доказывать отсутствие вины в повреждении, недостаче или порче груза.

Своим мнением по этому вопросу поделился практикующий юрист в области грузоперевозок Антон Смородников:

«Предполагается, что весь принимаемый перевозчиком груз не должен иметь каких-либо повреждений, вмятин, сколов и т. п. При этом перевозчик принимает груз именно по грузовым местам (коробам, паллетам, тюкам и т. д.). В общем случае перевозчик не несёт ответственность за внутритарный бой, повреждение, порчу, недостачу (кроме случаев нарушения особых условий перевозки, например, температурного режима), но мнения некоторых судов по таким вопросам могут отличаться.

В решениях судов часто встречается фраза „На погрузке перевозчик претензий и замечаний к состоянию упаковки не заявил, соответствующих отметок в транспортной накладной не сделал“. То есть суды совершенно справедливо указывают на необходимость простановки таких отметок в случае, если для того есть должные основания».

Больше информации о внесении отметок в ТН и развернутое мнение Антона Смородникова можно найти в статье «5 аргументов независимых юристов в защиту электронной транспортной накладной».

«Делать отметки о поврежденной упаковке — в интересах перевозчика. Конечно, грузоотправителю эти отметки ничего хорошего в перспективе не сулят — свалить вину на перевозчика будет затруднительно, но мы же предполагаем, что стороны должны вести бизнес добросовестно, а не избавляться от испорченного или поврежденного товара за счет перевозчика», — продолжает юрист.

От себя добавлю, что сервис Synerdocs позволяет работать с ЭТрН так, как того требует рынок и законодательство. При приемке и сдаче груза водитель может подписать ЭТрН в чат-боте сервиса, приложив при необходимости фото/видео повреждения груза.

Итого

Правила работы с ТН распространяются как на бумажные документы, так и на электронные. Водителю необходимо подписывать накладные и при приемке груза, и при его сдаче.

Дополнительно обращу ваше внимание на то, что никто не может препятствовать занесению дополнительный комментариев в отведенный для этого раздел 12.

Автор: Алиса Муратова, бизнес-аналитик Synerdocs

Источник

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Источник

Сопроводительные документы

Оглавление

Чтобы поставку приняли на складе, подготовьте товаро-сопроводительные документы. Передайте их с водителем или отправьте в системе ЭДО. Если передаёте с водителем, нужны три экземпляра каждого документа.

Кроме того, водителю может понадобится доверенность, чтобы подписать акт о расхождении или некондиции. Можно отправить копию доверенности на электронную почту склада или в системе ЭДО.

Какие нужны документы

Если товар поступает от другого поставщика, а после проверки поставки на складе «Цайняо»право собственности на товар переходит на покупателя, указанного в ТСД (в дальнейшем продавца товара через AliExpress (заказчика услуг)), то комплект документов включает в себя:

Если у вас общая система налогообложения:

Универсальный передаточный документ со статусом 1 (УПД-1) ИЛИ Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (ТН ТОРГ-12) и счёт-фактура.

Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т.

Если у вас упрощённая система налогообложения:

Универсальный передаточный документ со статусом 2 (УПД-2) или Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (ТН ТОРГ-12) и счёт-фактура ставкой НДС 0.

Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т.

Если товар, поступающий на склад «Цайняо», уже находится в собственности продавца товара через AliExpress (заказчика услуг), то комплект документов включает в себя:

Универсальный передаточный документ со статусом 2 (УПД-2) или накладная.

Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т (ТТН).

Процесс обмена документами

На складе выгружают товары, пересчитывают грузовые места и проверяют, что упаковка без повреждений. Сотрудник склада ставит штамп «принято без проверки вложений» на ТН / УПД / акте.

Сотрудник склада подписывает документы (кроме доверенности водителя), ставит печать и возвращает один экземпляр водителю.

На складе пересчитывают и проверяют сами товары, затем составляют акт о принятии товара на хранение. (Проверку товаров снимают на видео, запись хранится 15 календарных дней.)

Сотрудник склада подписывает акт и отправляет вам в системе ЭДО или по электронной почте.

Вы подписываете акт по форме МХ-1 и в течение одного рабочего дня отправляете его в «Цайняо» по электронной почте или в системе ЭДО.

Как заполнить документы

Грузополучатель: ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)».

Запрещено указывать в поле «Покупатель», «Плательщик» ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)»/ООО «Алибаба. КОМ (РУ)».

Склад/ТСД

УПД, счёт-фактура, накладная

Склад в Домодедове

ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», ИНН 7703427127, Складской корпус №4 блок «В1» Московская обл, городской округ Домодедово, микрорайон Белые Столбы, влад «Склады 104», р/с 40702810300703389001, в банке ЗАО КБ «СИТИБАНК», БИК 044525202, к/с 30101810300000000202

ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», Московская обл, городской округ Домодедово, микрорайон Белые Столбы, влад. «Склады 104», Складской корпус №4 блок «В1»

ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», ИНН 7703427127, Московская область, городской округ Подольск, деревня Валищево, 9-й километр автомобильной дороги А-107 «Московское малое кольцо», дом 5а, строение 2, р/с 40702810300703389001, в банке ЗАО КБ “СИТИБАНК“, БИК 044525202, к/с 30101810300000000202

ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», Московская область, городской округ Подольск, деревня Валищево, 9-й километр автомобильной дороги А-107 «Московское малое кольцо», дом 5а, строение 2

Склад в Павловской слободе

ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», ИНН 7703427127, 143581, Московская обл., Истринский р-н, Павловская Слобода, ул. Ленина, д. 85, р/с 40702810300703389001, в банке ЗАО КБ «СИТИБАНК», БИК 044525202, к/с 30101810300000000202

ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», Московская обл., Истринский р-н, Павловская Слобода, ул. Ленина, д. 85

Адрес разгрузки в ТрН или ТТН

Склад в Домодедове

Московская обл, городской округ Домодедово, микрорайон Белые Столбы, влад «Склады 104», Складской корпус №4, блок «В1»

Московская область, городской округ Подольск, деревня Валищево, 9-й километр автомобильной дороги А-107 «Московское малое кольцо», дом 5а, строение 2

Склад в Павловской слободе

Московская обл., Истринский р-н, Павловская Слобода, ул. Ленина, д. 85

Источник

Какие документы и когда оформлять поставщику, если обмен с покупателем по ЭДО

Вопрос задал Наталья Ш.

Ответственный за ответ: Оксана Корнилова (★9.74/10)

ДД! Продаем запчасти покупателю с доставкой за наш, отвозит наш водитель на нашем транспорте. Когда была выписка на бумажных носителях, то с грузом отправляли УПД + ТТН. А сегодня заключили с покупателем договор на ЭДО. Какие документы должны оформляться теперь? Спасибо.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Все комментарии (3)

Добрый день!
Список документов, который вы теперь можете отправлять и получать от контрагента настраивается при первичном обмене документов с контрагентами.
В материале подробно описано, как это сделать Отправка и получение документов ЭДО

Дополнительный материал по ЭДО можете посмотреть здесь
.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Огромное спасибо за семинар! Как всегда много полезной информации, которую, конечно, лучше смотреть и потом уже
пересматривать. Поэтому лучше его скачать и неоднократно пересматривать по мере необходимости, т.к. на сайте объем материала увеличивается и поиск затрудняется, когда что-то срочно надо найти. Позже проводить семинар для меня не приемлемо. Раньше начало было в 11-00, сейчас сдвинули на полчаса. С учетом разницы часовых поясов — очень тяжело слушать в вечерне-ночное время. Даже полчаса очень ощущаются после плодотворного рабочего дня. Спасибо Елене за подготовленный материал и еще раз с ДНЕМ РОЖДЕНИЯ (ангела)!

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Источник